Overzicht houden in een dynamische database

27 maart 2024

Het onderwerp ‘arbeidsmigranten’ is veel in het nieuws. En de huisvesting van arbeidsmigranten is al jaren een zorgpunt. Om de kwaliteit van de huisvesting voor arbeidsmigranten te borgen is in 2013 het onafhankelijke SNF-keurmerk voor de huisvesting van arbeidsmigranten opgericht.

Wie is SNF?
SNF staat voor Stichting Normering Flexwonen, het keurmerk voor huisvesting van arbeidsmigranten. Het doel van het keurmerk is om partijen die te maken hebben met huisvesting van arbeidsmigranten zekerheid te geven: bij ondernemingen die het keurmerk dragen is de huisvesting op orde.

Wat doet SNF?
SNF stelt de normen vast en wijzigt die als dat nodig is. Ook laat SNF inspecties uitvoeren bij de ondernemingen en op hun huisvestingslocaties. Daarnaast onderzoekt het keurmerk klachten over huisvestingslocaties en sanctioneert zij ondernemingen die niet aan de eisen voldoen.

De uitdaging
De speerpunten van SNF zijn kwaliteit, transparantie en handhaving. Voor SNF is de uitdaging om duidelijke normen te stellen en deze ook verder aan te scherpen. Met het oog op transparantie en handhaving, is het voor SNF belangrijk om een goed actueel overzicht te hebben van álle locaties die door SNF-geregistreerden worden ingezet om arbeidsmigranten te huisvesten.

Locatieregister Informis

SNF heeft te maken met ruim 700 ondernemingen, in totaal bestaande uit meer dan 20.000 locaties. Op al deze locaties bij elkaar is er plek voor ongeveer 146.000 arbeidsmigranten. Daar komt bij dat binnen deze sector constant verandering is: de database is hierdoor dynamisch. Om ervoor te zorgen dat deze database van locaties goed kan worden bijgehouden en altijd up-to-date is, heeft SNF met Informis-software een locatieregister met bij behorende workflow ingericht. Aangesloten ondernemingen kunnen hierdoor zelf gemakkelijk inloggen en aanpassingen doorvoeren. Ook de inspectie kan dit register gebruiken om in te rapporteren.

SNF en Informis

Informis is voor SNF van groot belang omdat daarmee een actueel inzicht wordt gerealiseerd in meer dan 20.000 locaties. Zowel voor inspecteurs als voor aangesloten ondernemingen biedt Informis voordelen: voor inspecteurs geldt dat er minder rapportagetijd nodig is dan voorheen. Voor de aangesloten ondernemingen geldt dat zij via Informis direct de rapporten van de inspectie en hun verbeterpunten kunnen inzien. Ook het afwikkelen van deze verbeterpunten wordt via Informis duidelijker bijgehouden. Naast het afhandelen van rapporten is er via Informis ook veel managementinformatie beschikbaar.

De implementatie ging niet zonder slag of stoot. Ondernemingen hebben ontzettend moeten wennen aan het gebruik van de software. Er is daardoor een groot beroep gedaan op de helpdesk, dat voor ondernemingen én SNF-medewerkers lastig was. In de loop van de tijd zijn er diverse verbeteringen doorgevoerd. Denk aan het vereenvoudigen van het systeem door het beperken van gebruikersrechten, en het toevoegen van stappen om de kwaliteit van de gegevens te verhogen. Dit alles was voor betrokken inspecteurs, ondernemingen en SNF-medewerkers niet altijd eenvoudig, maar uiteindelijk staat er een mooi succesvol register.