Denk je erover om een keurmerk in te richten? Dan zul je merken dat je met veel aspecten rekening moet houden. Van het creëren van draagvlak en het afwegen van de do’s en don’ts tot de vraag hoe je de onafhankelijkheid van je keurmerk bewaakt en de inrichting van controles binnen het keurmerk. Een keurmerk heeft ook een bestuurlijke structuur nodig om te kunnen functioneren. In dit artikel gaan we in op de inrichting van een bestuurlijke structuur en de manier waarop je advies en besluitvorming kan organiseren.
Keurmerk onderbrengen in een stichting
Om de onafhankelijk van een keurmerk te borgen wordt het keurmerk vaak ondergebracht in een stichting. Binnen een stichting is het bestuur verantwoordelijk voor het beleid en de strategie en dient daarom bij voorkeur onafhankelijk (geen direct belang bij het keurmerk) te worden samengesteld. Daarnaast moet absoluut worden voorkomen dat één partij binnen het bestuur een doorslaggevende stem in de besluitvorming heeft, aangezien dit anders consequenties kan hebben voor het draagvlak en de onafhankelijkheid van de stichting.
Het bestuur van een stichting wordt bij voorkeur geadviseerd door de Raad van Advies. Hierin hebben de bij een keurmerk betrokken partijen rechtstreeks zitting. Dit zorgt voor betrokkenheid vande stakeholders en draagvalk. Als het gaat om norm-technische zaken wordt het bestuur bijgestaan door een Centraal College van Deskundigen. Hierin zitten personen met inhoudelijke kennis over het thema dat door het keurmerk wordt gedekt (de zogenaamde scope van het keurmerk) en verstand hebben van normering, certificatie en inspectie.
Harmonisatieoverleg binnen de stichting.
Werk je als stichting met onafhankelijke externe certificatie- of inspectie-instellingen? Dan is het van belang om regelmatig te harmoniseren om te borgen dat de verschillende instellingen op dezelfde manier werken en het schema (de normeisen) op dezelfde wijze hanteren. Vanuit het zgn. harmonisatieoverleg kunnen ook voorstellen vanuit de praktijk, praktische knelpunten en/of interpretatievragen worden voorgelegd aan het College van Deskundigen. Het is immers van belang dat de certificatie- of inspectie-instellingen op een goede en eenduidige manier kunnen werken met het schema voor het keurmerk.
Met het oog op een onafhankelijke positionering waarbij de continuïteit en de kwaliteit binnen het keurmerk kunnen worden gewaarborgd dienen dus niet alleen de bestuurs- en adviesorganen, maar het hele systeem van governance optimaal ingericht te worden.
Klachten, bezwaar en beroep
Onderdeel van de governance is ook de aanwezigheid van een goede regeling voor klachten, bezwaar en beroep. Dit kan voor elk keurmerk anders geregeld zijn, bijvoorbeeld binnen de stichting of via een extern orgaan. Als een klachtenregeling of een college van beroep onder de stichting valt, mag je er vanuit gaan dat onafhankelijk naar de zaak wordt gekeken. De verschillen tussen klachten, bezwaar en beroep worden hieronder toegelicht.
Klachtenregeling
Voor een keurmerk is het noodzakelijk om over een klachtenregeling te beschikken, ten aanzien van bijvoorbeeld het functioneren van de stichting, certificatie- / inspectie-instelling en/of inspecteurs/controleurs. Klachten kunnen door ondernemingen (die getoetst worden) en eventueel (direct) belanghebbenden worden ingediend bij de stichting of de certificatie- / inspectie-instelling. Dit is afhankelijk hoe dit is ingeregeld. Meer weten over klachtmanagement? Bekijk ons digitale loket klachtregeling.nl.
Bezwaar aantekenen
Als de afhandeling van het bezwaar van de onderneming niet resulteert in een bevredigende oplossing, moeten zij in beroep kunnen gaan. Hiervoor wordt vaak een onafhankelijk samengesteld College van Beroep ingesteld. Bij dit College van Beroep moet een onderneming ook beroep kunnen aantekenen als de onderneming van mening is dat de stichting bij de onderneming onterecht het keurmerk niet heeft toegekend of heeft ingetrokken. Uiteraard dient daarvoor wel eerst bezwaar te worden aangetekend bij de stichting.
