Een vereniging die wil dat leden actief met elkaar aan de slag gaan, zal op zoek zijn naar een tool om dat digitaal te faciliteren. Waar kun je dan aan denken?
De belangrijkste pijlers onder elke samenwerking liggen voor de hand, informatie & documentatie en communicatie & interactie. Vrij vertaald; elke deelnemer aan de samenwerking moet op de hoogte zijn van alle relevante en actuele informatie, moet daarover pro- en reactief van gedachten kunnen wisselen met anderen en moet beschikken over de hulpmiddelen om, in interactie met de andere deelnemers, zijn rol in het grotere geheel te kunnen vervullen. Dit is bij uitstek het domein van een vereniging. Er ligt dan ook een uitgelezen kans als verenigingen een intelligente oplossing bieden. Wij zijn ook op zoek gegaan naar zo’n tool.
Samenwerken
De uitgangspunten en wensen leken redelijk simpel. Een oplossing voor online samenwerken moet functioneel zijn en goed toegankelijk voor de doelgroep. Logisch natuurlijk. Wij hebben als uitgangspunt meegenomen dat de tool ook de samenwerking moet toestaan over de grens van de vereniging heen. Zo snijdt het mes aan twee kanten. Een sterkere binding binnen de vereniging, een iets grotere afhankelijkheid ervan daarbuiten. De tool helpt leden bij alle samenwerkingen die zij ontwikkelen. Dat uitgangspunt vormde meteen een uitdaging.
Gratis tools
Het ligt voor de hand om te bekijken of je uit de voeten kunt met populaire ‘gratis’ tools. Samenwerken bestaat uit verschillende facetten. Bij ondernemers kun je bijvoorbeeld denken aan het vergroten van de inkoopkracht, het werken aan innovatie, het spreiden van risico’s of het delen van kennis en expertise. Voor al deze facetten zijn er allerlei handige tools beschikbaar. Vaak zijn die, in een uitgeklede variant, nog gratis ook. Het is dan ook niet meer dan logisch dat die tools veel gebruikt worden, denk aan Whatsapp, WeTransfer, Dropbox, Skype, Google docs, Outlook. Toch kleven er verschillende nadelen aan het gebruik van losse tools voor elk samenwerkingsaspect.
Ten eerste kent niet iedereen alle tools, of de mogelijkheden daarvan. De wil moet er zijn om een tool te leren kennen, onderzoeken en te gebruiken. En dat bij iedereen die deelneemt aan de betreffende samenwerking.
Ten tweede is het bij sommige tools noodzakelijk een account aan te maken, al dan niet gratis. Neem je deel aan meerdere samenwerkingsverbanden, dan heb je mogelijk een account bij veel verschillende tools. Dat is totaal niet efficiënt.
Ten derde raakt de inhoud van de samenwerking steeds verder versnipperd door het gebruik van verschillende losse tools. In het begin is het misschien allemaal nog best overzichtelijk, maar na verloop van tijd wordt het terugzoeken van gemaakte afspraken of documenten steeds lastiger. Dat is een veelgehoord bezwaar. Het probleem wordt nog groter als documenten op een computer zijn gedownload en daardoor lokaal zijn opgeslagen. Je moet maar net de beschikking hebben over die specifieke computer op het moment dat het nodig is. De downloadlink in je e-mail is dan namelijk al lang verlopen.
Veiligheid is een bijkomende, maar niet onbelangrijke factor. Google voor de aardigheid eens op Whatsapp + AVG. Je vindt dan een heleboel oppervlakkige informatie over waarom het wel zou mogen, maar ook waarom het stellig wordt afgeraden. Als je beter leest, dan
kom je tot de conclusie dat er mogelijk manieren zijn die AVGproof Whatsappgebruik in de praktijk mogelijk maken, maar dat het praktisch onhaalbaar is om dat voor elkaar te krijgen. Geen aanrader dus. En dit gaat dan alleen nog maar over het gebruik van Whatsapp. Elke tool heeft zijn eigen specifieke kenmerken, dat maakt het allemaal nog wat complexer.
SaaS oplossing
Tot voor kort ging er aan de implementatie van een nieuw softwarepakket een uitgebreide en langdurige selectie vooraf. Logisch, want de keuze voor een pakket maakte je voor langere tijd. De tijden zijn echter veranderd. Tegenwoordig is het heel gebruikelijk om de keuze voor bepaalde tools te baseren op daadwerkelijke gebruikerservaring. Steeds meer SaaS (software as a service) oplossingen worden zo gemaakt: het opdoen van eigen ervaring is heel eenvoudig en vaak gratis.
Software-as-a-Service (SaaS) is een model waarbij softwaretoepassingen via internet worden aangeleverd, dus als service. Hierbij zijn ook de licenties anders geregeld. Enkele voordelen hiervan zijn meer efficiency, betere kosteneffectiviteit, schaalbaarheid, overal toegang tot services en automatische updates.
Een pilot gedurende een beperkte periode geeft al voldoende inzicht of de voorgestelde oplossing voorziet in de behoefte. Let wel; dit betekent natuurlijk niet dat je zomaar klakkeloos met de eerste de beste aanbieder in zee gaat. Je start niet zomaar even tien verschillende pilots na of naast elkaar om alle aspecten te toetsen, dus je zult toch een gedegen weging vooraf op criteria en factoren willen maken, zonder uit te komen bij vuistdikke programma’s van eisen en langlopende implementatietrajecten.
Flexibiliteit
Verwevenheid met het bestaande IT landschap mag geen vereiste zijn. Flexibiliteit is het toverwoord. Waar nodig en wenselijk moeten koppelingen met andere veelgebruikte (verenigings-)specifieke applicaties gemaakt kunnen worden. Eventueel via single sign on, maar verder dan dat moet de afhankelijkheid tussen systemen niet gaan. Dat zou de inzet en gebruik buiten de verenigingsgrenzen onnodig belemmeren. En daarmee de positie van de vereniging niet versterken.
In lijn daarmee is het nog van belang om het verschil tussen maatwerk en flexibiliteit in inrichting in acht te nemen. Het eerste moet tot een minimum beperkt worden, het tweede moet maximaal mogelijk zijn. Maatwerk vertraagt en is duur, terwijl snelheid geboden is en budgetten vaak beperkt zijn.
Open en gesloten
Samenwerken doe je met anderen. Dat houdt niet op bij organisatie- of verenigingsgrenzen. Veel samenwerkingen zullen weliswaar binnen die vertrouwde grenzen vallen, maar veel ook daarbuiten. Het is dan niet handig om, wanneer je de grenzen van je organisatie of vereniging overschrijdt, opeens met andere systemen te moeten werken. En dat is ook niet nodig. Wat wij wilden is typisch voor veel verenigingen. De beslotenheid van een eigen omgeving combineren met de openheid van een grenzeloos netwerk en daarbij ook nog verschillende dingen tegelijk met elkaar kunnen doen. Dat hebben we gerealiseerd met ons samenwerkingsplatform communitymanagement.
Samenwerkingsplatform communitymanagement.
Voor elke vereniging kan ons platform op maat worden ingericht, uiteraard met een eigen url en een look & feel. Zo wordt er een passende ledenomgeving gecreëerd waar alleen eigen leden toegang toe hebben. Daar binnen beschikken zij over diverse functionaliteiten, waarvan het aanmaken van groepen misschien wel de belangrijkste is. Het aantal groepen waarin je kunt deelnemen, of die je zelf kunt aanmaken, is onbeperkt. En ook de grootte van de groepen is niet aan een maximum gebonden. Indien gewenst kunnen subgroepen voor specifieke doeleinden worden ingericht.
Groepen kunnen open, besloten of verborgen zijn, afhankelijk van het doel van de samenwerking. Binnen elke groep kies je vervolgens zelf hoe je de samenwerking vorm wilt geven en welke middelen je daarvoor wilt inzetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan chat, het versturen van berichten, het delen van documenten, het maken van informatiepagina’s, het opstellen van enquêtes of het plannen van activiteiten. Naar wens kan het platform van de vereniging worden aangevuld met opties zoals een takenmodule, een leermodule of een innovatiemodule.
Voor samenwerkingen buiten de vereniging kan ervoor gekozen worden om een specifiek deel van het platform voor derden toegankelijk te maken. Deze gebruikers kunnen, met een eigen account, binnen het afgeschermde deel naar eigen inzicht samenwerkingen aangaan met degenen die ook toegang hebben tot dat deel. De uitgifte van accounts voor derden ligt in handen van de verenigingen, zodat de vereniging maximaal vinger aan de pols kan houden.
Met ons samenwerkingsplatform bieden we een veilige oplossing voor elke professional die actief samenwerkt. Of dat nou binnen een vereniging is of daarbuiten. Of beide natuurlijk, zoals meestal het geval zal zijn. Uiteindelijk werk je met iedereen uit je netwerk op een of andere manier samen.
