Kwaliteitscontroles zijn een essentieel onderdeel van een keurmerk of een register. Deze controles zijn op verschillende manieren in te richten. Daarnaast kan de informatie vanuit de controles nuttige managementinformatie opleveren.
Kwaliteitscontroles: Audits en inspecties
Bij vrijwel alle keurmerken en registers zijn in het keurmerkschema normeisen opgenomen waarop tijdens de structureel terugkerende controles getoetst wordt. Toetsing is namelijk hét kenmerk van een keurmerk en het verschil met, bijvoorbeeld, een gedragscode. Controles (ook wel inspecties of audits genoemd) zijn nodig om te bepalen of een aanvrager voldoet aan de normeisen en opgenomen mag worden in het register. Voor reeds geregistreerde ondernemingen of personen bepaalt het resultaat van de controle of de registratie gecontinueerd mag worden. In een rapportage van de controle is terug te vinden welke tekortkomingen er zijn (ook wel non-conformiteiten of afwijkingen genoemd). In sommige gevallen worden deze tekortkomingen opgedeeld in major (of kritieke) afwijkingen die direct gevolg hebben voor de registratie en minor (of niet-kritiek) afwijkingen, die wel opgelost moeten worden, maar niet direct gevolg hebben voor de registratie.
Toegestane afwijkingen
In het keurmerkschema is vastgelegd hoeveel afwijkingen zijn toegestaan om geregistreerd te blijven en in welke gevallen herstel van die afwijkingen aangetoond moet worden als voorwaarde voor voortzetting van de registratie. Dat aantonen van herstel vindt vaak plaats in een extra inspectie, maar soms mag herstel ook aan de hand van schriftelijke bewijzen, foto’s of filmpjes worden aangetoond.
Frequentie van controles
De frequentie van controles wordt vastgesteld bij de inrichting van het keurmerkschema. We zien halfjaarlijkse inspecties, maar ook audits die maar eenmaal in drie jaar plaatsvinden. Ook kan in sommige gevallen de frequentie structureel of éénmalig tussentijds aangepast worden of kunnen er tussentijds extra controles uitgevoerd worden. De geregistreerde organisatie of persoon moet tenslotte op elk gewenst moment kunnen aantonen te voldoen aan de criteria voor registratie. De rechten en plichten van zowel de geregistreerde (of aanvrager als nog geen sprake is van goedgekeurde registratie) als de keurmerkstichting en de controlerende instellingen zijn opgenomen in reglementen.
Controle bij registratie en herregistratie
Een keurmerk kent meestal twee typen controle: de initiële controle die moet leiden tot het verkrijgen van het keurmerk of registratie en de controle die periodiek plaatsvindt.
Initiële controle
Doel van de initiële controle is toetsing of de aanvrager aan de minimale voorwaarden voor registratie voldoet. Dit kunnen inschrijvingen bij of certificaten van andere instanties zijn, bewijsdocumenten, verklaringen, diploma’s etc. Bij keurmerken die inspecties of audits als controle toepassen kan een registratie uitsluitend plaatsvinden na ontvangst van een positief resultaat van de initiële inspectie of initiële audit.
Periodieke controle
Bij structureel terugkerende toetsing van de normelementen wordt vastgesteld of de registratie kan worden gecontinueerd. Bij keurmerken vindt dit meestal plaats na uitvoering van reguliere inspectie of audit. Bij de inspecties mag het maximum aantal tekortkomingen niet worden overschreden om de registratie te kunnen continueren.
Monitoren van de controles
Ieder keurmerk of register dient er op toe te zien dat alle geregistreerden daadwerkelijk en op tijd voldoen aan de norm van het betreffende keurmerk of register.
Tijdige kwaliteitscontrole
Als keurmerk of register wil je natuurlijk voorkomen dat een controle nog niet heeft plaatsgevonden voordat de einddatum van de beoordeling is verlopen. Een goed attenderings- en agenderingssysteem is in dit geval nodig zodat erop kan worden toegezien dat het bewijs voor het voldoen aan de (her)registratie of continueringsvereisten beschikbaar is vóór de einddatum.
Houd rekening met de mogelijkheid dat de kwaliteitscontrole mogelijk niet in één keer positief wordt afgerond en een hercontrole noodzakelijk is. Het is nuttig om een toegestane herstelperiode vast te leggen.
Tijdige herregistratie bij persoonsregisters
Bij persoonsregisters wordt vaak gewerkt met referentieperiodes. Geregistreerden dienen voor het verstrijken van de vastgestelde referentieperiode bewijsmateriaal te kunnen overleggen.
Bij de inrichting van het persoonsregister wordt gekozen of de herregistratieperiode ‘tijdgebonden’ of ‘persoonsgebonden’ is. Tijdsgebonden betekent een voor allen gelijkgestelde referentieperiode (een vaste einddatum) waardoor alle geregistreerden tegelijk ruim voor deze naderende einddatum gemaand kunnen worden. Persoonsgebonden houdt in dat de einddatum van een referentieperiode gebaseerd is op de registratiedatum van de geregistreerde.
Een attenderings- en agenderingssysteem voorkomt dat personen door onoplettendheid uitgeschreven moeten worden.
Data uit de kwaliteitscontroles
Uit de structureel terugkerende controles kan je een enorme hoeveelheid aan data verzamelen. Zo bevatten deze data bijvoorbeeld informatie over en inzicht in:
- Het aantal en type tekortkomingen ten opzichte van de norm, eventueel ook herleidbaar naar de controlerende instellingen of zelfs op individueel inspecteurs-/auditorenniveau;
- Aantallen geregistreerden, geschorsten en doorgehaalden ;
- Redenen van schorsing, doorhaling en opzegging;
- Regionale-/landelijke spreiding van de geregistreerden;
- Grootte van geregistreerde ondernemingen en inzicht in concern- /holdingconstructies, etc.
Dit is slechts een greep uit de mogelijke variabelen waarop de data uit controles geanalyseerd kunnen worden. Voor ieder keurmerk of register moet gekeken worden welke informatie relevant is om te verstrekken in de vorm van een managementrapportage. De data kan er ook voor zorgen dat mogelijke resultaten of trends beter voorspeld kunnen worden, wat voor een bestuur van strategisch belang kan zijn.
