Het organiseren van een zakelijk event is een professionele aangelegenheid. Er is veel geschreven over dit onderwerp en internet staat vol met theoretische tips, checklists en draaiboeken. Maar de fijne kneepjes van het vak leer je toch vooral in de praktijk.
Dat ondervindt Stefanie de Veer, sinds 1998 als officemanager en eventprofessional werkzaam voor Wissenraet Van Spaendonck en jarenlange ervaring in de organisatie van verschillende zakelijke events: van symposia en ALV’s tot ledenevents. “Een event organiseer je nooit alleen, de kracht zit in de samenwerking. Met je klant, sprekers, genodigden en de locatie streef je ernaar het uiterste uit een event te halen.”
Tijd is voor iedereen kostbaar en wil je zo effectief mogelijk besteden. Het kan een tijdrovende klus zijn om een event te organiseren, maar met de juiste tools pak je het praktisch aan, werk je doelgericht en bereik je het optimale resultaat. Hoe? In dit artikel geeft Stefanie waardevolle tips, buiten de standaard checklists en draaiboeken om, waar je zelf direct mee aan de slag kunt
Communicatie
Goede communicatie is de basis van een succesvol event en begint al ver vóór het event. Zorg voor een communicatieplanning om alle communicatiemomenten zorgvuldig en logisch in te plannen. Zijn de cruciale onderdelen als de datum, locatie en het programma vastgesteld? Start dan zo snel mogelijk met de communicatie richting potentiële bezoekers. Maak je relatiebestand op orde en creëer vanuit hier je genodigdenlijst.
Het eerste contactmoment met je potentiële bezoeker is cruciaal. Zorg daarom voor een krachtige en aantrekkelijke uitnodiging die de ontvanger snel kan screenen en waarin hij zich gemakkelijk kan aan of afmelden voor het event. Voorkom open eindjes die vragen oproepen. De informatie moet compleet en relevant zijn, wil dit leiden tot een zo hoog mogelijke opkomst.
Regelmatig ontvang ik Save The Dates van events waarbij geen mogelijkheid is opgenomen om je aan- of af te melden. Een gemiste kans! Verstuur een Save The Date pas wanneer aanmelden mogelijk is. Zorg tevens voor de publicatie van (een deel van) het programma, anders verlies je nu al de aandacht van potentiële bezoekers. Uiterst nuttig is het overigens om de reden van afmelden uit te vragen. Dit kan waardevolle informatie opleveren over het programma en de locatie.
Neem in je communicatieplanning ook een herinneringsmail en een ‘laatste details-mail’ op. Houd hierbij wel goed in de gaten dat degenen die zich hebben afgemeld, deze mails niet ontvangen. Hiermee verlies je sympathie van je achterban. Is de eventdatum nog ver in de toekomst? Blijf dan in contact met je eventbezoekers door middel van een update van het programma of een persoonlijke boodschap van één van de sprekers. Een paar dagen voor het event is het ideale moment om een mail te sturen met de laatste details. Hiermee voorkom je een grote no show en zorg je voor duidelijkheid over de eventdag.
Eventwebsite
Hoe groot of klein je event ook is, zorg voor een professionele eventwebsite die de basis is van alle communicatie-uitingen. De website laat de professionaliteit en sfeer zien die je met je event wil uitstralen en zal mogelijke twijfelaars overhalen zich aan te melden. Ook dient de website als back-up met alle informatie over het event.
Laat op de homepage van de website de belangrijkste details van het event zien, zoals de datum, locatie, het programma en het thema. Houd alles kort en bondig en maak het beeldend zodat het aantrekkelijk is voor de bezoeker.
Om de herkenbaarheid en aantrekkingskracht van het event te vergroten, laat ik altijd een header ontwerpen. Dit is het eerste beeld dat op de website zichtbaar is. Daarnaast zorg ik voor afgeleide beelden in een banner voor de uitnodigingen en een advertentieformaat voor social media. Ook gebruik ik het beeld voor badges en andere uitingen tijdens het event, afhankelijk van het budget.
Eventdag
Op de dag van het event wil je alles zo vlekkeloos mogelijk laten verlopen. Zijn er badges gebruikt? Doe er iets nuttigs mee door bij inlevering er een (prijs)vraag aan te verbinden. Zo creëer je nog een extra contactmoment met je bezoekers en zorg je ervoor dat een groot deel van de badges hergebruikt kunnen worden.
Zorg altijd voor een enquête, deze is onmisbaar en van zeer grote waarde voor de organisatie van een volgend event. Al tijdens de afsluiting van het event kan je de enquête openstellen en dit ter plekke aankondigen. Zo stel je bezoekers in de gelegenheid dit gelijk in te vullen op het moment dat hun ervaring nog vers in het geheugen zit. Stuur daarnaast de volgende dag ook nog een mail naar alle aanwezigen met daarin de enquête en een link naar de gemaakte foto’s, indien beschikbaar.
Nog een laatste tip
Denk vooral heel praktisch en verplaats jezelf in de bezoeker van het event. Hoe zal deze de acties die je voor ogen hebt ervaren? Heldere informatie en een goede communicatiestroom voorkomt vragen en afmeldingen, een hoge opkomst is verzekerd!
