De voor- en nadelen van een register organiseren binnen en buiten de vereniging. Wat zijn de keuzen die gemaakt moeten worden als het gaat om de positionering en inrichting van een beroepsregister?
In het kader van zelfregulering en kwaliteit kiezen beroepsorganisaties regelmatig voor een register waarin de beroepsbeoefenaren die voldoen aan bepaalde eisen zijn geregistreerd. In vrijwel alle gevallen komt de roep om een register voor professionals niet vanuit de overheid, maar vanuit de markt of vanuit de beroepsbeoefenaren zelf. Klanten willen een hulpmiddel om de juiste professional te kunnen kiezen. Of beroepsbeoefenaren willen het kaf van het koren scheiden. In de zorg is de (basis)registratie van zorgverleners wettelijk verankerd en gerealiseerd via de BIG-registers. Dit artikel gaat in op de basics van het register.
Als die aanleiding om een register er blijkt te zijn en het besluit is genomen om een register in te richten, dan zijn er nog talloze keuzen die gemaakt moeten worden. De eerste keuze is ‘voor wie’ het register bedoeld is en ‘wat’ het register moet opleveren. Daarbij zijn de bepalende factoren: het type eisen voor het register, de strengheid, de kosten en de positionering van het register. De belangrijke afweging bij die laatste, positionering, is of het register binnen of buiten de vereniging georganiseerd moet worden. Die keuze is niet eenvoudig. Dit artikel helpt hierbij.
Ontwerpkeuzen
Realiseer je dat je niet per se meteen een ‘zwaar’ register moet optuigen. Er zijn varianten waaruit te kiezen valt. Een lichte, niet heel ingrijpende of kostbare, vorm van zelfregulering van professionals is het verplicht onderschrijven van een gedragscode. Meer zekerheid biedt een gedragscode met een daaraan gekoppelde geschillenregeling of tuchtrecht. Een ‘echt’ register kent opleidingseisen en soms werkervaringseisen voor het toetreden en meestal ook een vorm van permanente educatie. Daarbinnen valt te variëren in zwaarte: in frequentie van de controles en de intensiteit van de nascholing.
Is er gekozen voor een register, let dan op de volgende aspecten bij het inrichten ervan. Sommige zullen meewegen in het belangrijke besluit of je het binnen de vereniging wil organiseren of daarbuiten wilt onderbrengen, in een onafhankelijke stichting.
Toegankelijkheid
Bij toegankelijkheid betreft het twee zaken. Als eerste: kan iedere professional zich laten registreren of alleen leden? Ten tweede: zijn de eisen redelijk, met andere woorden: is er een risico dat op oneigenlijke gronden een te grote groep professionals wordt uitgesloten?
Het eerste punt, toegang voor niet-leden, hangt samen met de positionering van het register, binnen de vereniging of in een losse stichting. Met name als het register binnen de vereniging wordt georganiseerd moet worden nagedacht over toetreding van niet-leden. Mag dat? Waarom zou dat niet mogen? Er mogen in elk geval geen inhoudelijk andere eisen gelden voor niet-leden. De kosten mogen wel (iets) hoger zijn, aangezien waarschijnlijk via de contributie een deel van de infrastructuur in stand wordt gehouden of ontwikkeld is. Het tweede punt, onevenredig hoge eisen, is onafhankelijk van de positionering binnen of buiten de vereniging. De vraag moet worden gesteld of de eisen bijdragen aan het doel van de vereniging of stichting met het register. Het uitsluiten van professionals op oneigenlijke gronden mag zeker niet als het register in aanbestedingen gebruikt wordt. Zowel binnen de aanbestedingswet als binnen de mededingingsregels is discriminatie verboden, ook op zaken als onevenredig lange werkervaring (om jongeren uit te sluiten), onevenredig aantal nascholingspunten (onhaalbaar voor parttimers), Nederlanderschap (goede beheersing van het Nederlands mag weer wel, mits verantwoordbaar).
Onafhankelijkheid
Bij bijna elk register en keurmerk is onafhankelijkheid een issue. Met name vanuit klant- of opdrachtgeverperspectief is het belangrijk dat de registratie ‘iets voorstelt’ en serieus wordt getoetst. Het moet dus uitlegbaar zijn hoe de eisen tot stand komen, dat daarbij niet alleen het belang van de professionals wordt meegewogen en dat er ook een serieuze controle plaatsvindt. Een register waar wel mensen worden ingeschreven maar nooit uitgeschreven, heeft wat dat betreft de schijn tegen. Voor een beroepsvereniging wil het nog wel eens lastig zijn om leden te royeren of uit te schrijven uit het register, maar dat wordt wel verwacht door de belanghebbenden.
Beroepsgroep | Het is belangrijk om de registereisen tijdig te bespreken met de professionals die zich zullen (moeten) laten registreren.
Evenwicht | Zeker ook de partijen die er straks in de markt gebruik van gaan maken zullen tijdig en uitgebreid gehoord moeten worden over hun eisen, anders gaan ze het niet gebruiken. Vaak willen professionals de eisen ‘niet te ingewikkeld en te kostbaar’. Gebruikers hebben de neiging om veel eisen te stellen. Een evenwicht hierin is heel erg belangrijk.
Voldoende onafhankelijk | Gaat het om de positionering van het register (binnen en buiten de vereniging), dan vinden klanten en belanghebbenden de onafhankelijkheid vaak belangrijk. De zin ‘de slager keurt zijn eigen vlees’ wordt in dat geval veelvuldig gebruikt. Die onafhankelijkheid kan ook binnen de vereniging redelijk bereikt worden, maar dat vergt wel aanzienlijk meer uitleg. De vraag die gesteld moet worden, vooraf, is of dat voldoende sterk is.
Kosten
Registratie is een ‘hygiënefactor’ om met Frederick Herzberg te spreken. Het wordt door velen slechts als een soort basisvoorwaarde gezien. Het moet op orde zijn, maar men kan zich op andere aspecten echt profileren. Dat brengt met zich mee dat kosten voor registratie altijd zeer kritisch worden beoordeeld. Het beheer van het register kost echter in alle gevallen geld. Indien het register in een aparte stichting is ondergebracht zullen de beheerskosten (iets) hoger zijn, omdat die stichting speciaal voor dat doel in stand gehouden moet worden. Zaken als financiële administratie moeten in alle gevallen gedaan worden, maar bij een aparte stichting is er een extra begroting en jaarrekening en controle nodig. Geregistreerden moeten ook kosten maken voor permanente educatie zoals nascholing, intervisie, het bijwonen van congressen en dergelijke. Het is belangrijk om in de communicatie deze kosten niet te koppelen aan de registratie, maar aan de eisen beroepsontwikkeling.
Register binnen de vereniging organiseren
Voordelen
- De vereniging heeft grip op de inhoud van de registereisen.
- Professionals die in het register willen worden opgenomen zijn automatisch lid (en betalen contributie). Het register levert waarschijnlijk meer leden op.
- Er is al een formele structuur, dus de extra kosten voor het register zijn beperkt.
Nadelen
- ‘De slager keurt zijn eigen vlees’, kan door klanten en belanghebbenden worden gesteld.
- Voor niet-leden kan de drempel hoger/te hoog zijn (niet goed voor externe positionering)
In huis organiseren
Vaak vindt een beroepsvereniging het belangrijk dat de leden aantoonbaar aan kwaliteitseisen voldoen. Dit om het afbreukrisico te verminderen voor de vereniging, maar zeker ook om de vereniging extra mogelijkheden tot profilering op kwaliteit te geven. Dit is bijvoorbeeld het geval bij psychologen, rentmeesters en belastingadviseurs. In deze variant is het de algemene ledenvergadering (ALV) die over de kwaliteitseisen gaat, aangezien de ALV het hoogste orgaan in een vereniging is. In de praktijk wordt er meestal een ‘registratiecommissie’ of een ‘kwaliteitscommissie’ benoemd, die de kwaliteitseisen en eventuele wijzigingen voorbereiden. Ook wordt vaak bepaald dat casuïstiek alleen anoniem met het bestuur en de commissies gedeeld worden.
Laatste woord
Als het register wordt ondergebracht in de vereniging is het belangrijk om het zodanig in te richten dat de ‘verenigingsdemocratie’ niet het laatste woord heeft over registraties. In principe is bij elke vereniging de algemene ledenvergadering het hoogste orgaan. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat de ALV ‘in the end’ kan besluiten over opname in of schorsing/uitschrijving uit het register van een professional. Dat kan worden voorkomen door de verschillende functies onder te brengen bij verschillende gremia en goed vast te leggen welk gremium verantwoordelijk is en hoe de samenstelling van dat gremium geschiedt.
Aan de andere kant hangt het met de keuze voor onderbrenging binnen de vereniging samen dat de ALV relevante zaken voor het register kan bepalen, zoals het registerreglement en wijzigingen daarin, of dat leden bij de ALV in beroep kunnen gaan tegen een besluit over bijvoorbeeld royement. Het verenigingsbestuur zal ook de richting van het register bepalen en is verantwoordelijk de voor financiën, externe contacten, et cetera, voor het register.
Voor ‘Het register in een stichting’ zijn er vanuit de vereniging gezien de volgende voor- en nadelen
Voordelen
- Het register kan zich positioneren als onafhankelijk (en daarmee in waarde stijgen).
- De vereniging hoeft geen lastige besluiten te nemen over het schorsen en doorhalen van leden.
- De vereniging kan zich geheel richten op het leveren van toegevoegde waarde aan leden op andere vlakken zoals kennisdeling, informatieverstrekking, lobby- en belangenbehartiging.
Nadelen
- Er is geen (of minder) ‘grip’ op de registereisen, besluiten over registratie en doorhaling en de koers van de stichting.
- De totale kosten zijn over het algemeen hoger omdat er een extra juridische entiteit in stand moet worden gehouden.
- Het register is niet exclusief voor leden, dus moet de vereniging zich op een andere manier profileren en leden aan zich binden. Het register kan de onderscheidende waarde van de vereniging ondergraven.
Aparte stichting
Zeker als er bij de oprichting van het register diverse partijen betrokken zijn vanuit meerdere richtingen, bijvoorbeeld werkgevers én werknemers en mogelijk de overheid of consumenten- of patiëntenorganisaties, wordt er bijna altijd voor gekozen om het register onder te brengen in een aparte stichting. Deze stichting wordt in principe onafhankelijk gepositioneerd. Inhoudelijk wordt zo’n stichting gevoed vanuit de verschillende geledingen aangezien daar vaak veel kennis over het onderwerp zit. Zo’n stichting moet meestal op termijn ‘haar eigen broek ophouden’, financieel gezien. Audicien, coaches en makelaars hebben de registers in zo’n aparte stichting ondergebracht.
Checks and balances
Bij een registerstichting moet bepaald worden welke gremia nodig zijn en vooral wie er in die gremia zitting nemen. Dit is belangrijk omdat ‘zitting nemen’ ook ‘invloed uitoefenen’ betekent. Zo is het logisch om binnen de stichting de vertegenwoordigers van de beroepsvereniging een duidelijke stem te laten hebben, maar meestal niet de absolute meerderheid van stemmen.
Je kunt bij de oprichting kiezen voor een oplossing die meeverandert met de ontwikkeling tijdens de start. De oprichtende partijen hebben alle kennis van zaken. Om de stichting een vliegende start te geven kan het oprichtingsbestuur worden samengesteld uit de mensen die in aanloop de kar hebben getrokken. Maar in de oprichtingsakte kan dan meteen worden vastgelegd dat binnen één jaar een onafhankelijk bestuur wordt geformeerd en dat de oprichtende partijen een zetel in de raad van advies krijgen.
Het is belangrijk dat in de diverse gremia mensen zitten die ook zicht hebben op het draagvlak voor voorstellen en ideeën vanuit zowel de professionals als de vereniging, als de klanten en andere belanghebbenden. Dit vergt een zorgvuldige afweging van de samenstelling van gremia. Zorg voor voldoende checks and balances vanuit de diverse belanghebbenden.
Open doel
Vergeet niet om groter te denken dan het register alleen. Het register is opgericht voor een gezamenlijk doel van een groep professionals. En vrijwel altijd is dat register maar een van de middelen om het doel te bereiken.
