Hoe richt je de kwaliteitscontroles van jouw keurmerk in?

Kwaliteitscontroles zijn een onmisbaar onderdeel van een keurmerk of een register. Deze controles kun je op verschillende manieren inrichten. Bovendien kan de informatie vanuit deze controles waardevolle managementinformatie opleveren.

Let op: dit is een vervolg op het artikel ‘De kwalitatieve branche‘ waarin we onder andere ingaan op het belang van keurmerken en de noodzaak van draagvlak.

Kwaliteitscontroles: Audits en inspecties

Bij vrijwel alle keurmerken en registers staan normeisen in het keurmerkschema. Dit document beschrijft de normen en eisen waaraan moet worden voldaan. Tijdens de periodieke controles wordt op deze eisen getoetst. Toetsing is namelijk hét kenmerk van een keurmerk en het verschil met bijvoorbeeld een gedragscode. Controles (ook wel inspecties of audits genoemd) zijn nodig om te bepalen of een aanvrager voldoet aan de normeisen en opgenomen mag worden in het register. Voor geregistreerde bedrijven of personen bepaalt het resultaat of de registratie mag doorgaan. In het controleverslag staan eventuele tekortkomingen. Soms zijn deze tekortkomingen verdeeld in major (kritieke) afwijkingen die directe gevolgen hebben voor de registratie en minor (niet-kritieke) afwijkingen die wel opgelost moet worden, maar geen directe gevolgen voor de registratie hebben.

Toegestane afwijkingen

In het keurmerkschema staat hoeveel afwijkingen zijn toegestaan om geregistreerd te blijven. Het schema geeft ook aan in welke gevallen het oplossen van die afwijkingen aangetoond moet worden als voorwaarde voor voortzetting van de registratie. Het aantonen van het oplossen gebeurt vaak via een extra inspectie, maar soms mag dit ook met schriftelijke bewijzen, zoals foto’s of filmpjes.

Frequentie van controles

De frequentie van controles wordt vastgesteld bij het opstellen van een keurmerkschema. We zien halfjaarlijkse inspecties, maar ook controles die maar één keer in de drie jaar plaatsvinden. In sommige gevallen is het ook mogelijk om de frequentie structureel of eenmalig aan te passen, of om extra controles uit te voeren. De geregistreerde organisatie of persoon moet namelijk op elk moment kunnen aantonen te voldoen aan de registratiecriteria. De rechten en plichten van zowel de geregistreerde (of aanvrager, als er nog geen goedkeuring is) als de keurmerkstichting en de controlerende instellingen staan in de reglementen.

Controle bij registratie en herregistratie

Over het algemeen zijn er bij keurmerken twee typen controles: de initiële controle en de controle die periodiek plaatsvindt.

Initiële controle

Het doel van een initiële controle is om te toetsen of de aanvrager aan de minimale voorwaarden voor registratie voldoet. Dit kunnen inschrijvingen bij andere instanties, certificaten, bewijsdocumenten, verklaringen, diploma’s, etc. zijn. Bij keurmerken die inspecties of audits gebruiken, kan registratie alleen plaatsvinden na een positief resultaat van de initiële inspectie of audit.

Periodieke controle

Bij structureel terugkerende toetsing van de normelementen wordt vastgesteld of de registratie kan worden voortgezet. Bij keurmerken vindt dit meestal plaats na uitvoering van reguliere inspectie of audit. Bij de inspecties mag het maximum aantal tekortkomingen niet worden overschreden om de registratie voort te zetten.

Monitoren van de controles

Elk keurmerk of register moet erop toezien dat alle geregistreerden daadwerkelijk en op tijd voldoen aan de normen.

Tijdige kwaliteitscontrole

Als keurmerk of register wil je natuurlijk voorkomen dat een controle pas na de einddatum van de beoordeling plaatsvindt. Een goed herinnerings- en planningssysteem kan daarbij helpen, zodat het bewijs voor het voldoen aan de (her)registratie- of continueringsvereisten op tijd beschikbaar is.

Houd er rekening mee dat de kwaliteitscontrole niet altijd in een keer positief wordt afgerond. Een hercontrole kan dus in sommige situaties nodig zijn. Het is handig om een toegestane herstelperiode vast te leggen om dit soort situaties te voorkomen.

Data uit de kwaliteitscontroles

Uit de terugkerende controles kan je een enorme hoeveelheid aan data verzamelen. Deze data biedt bijvoorbeeld inzicht in:

• Het aantal en type tekortkomingen ten opzichte van de norm, eventueel ook herleidbaar naar de controlerende instellingen of zelfs op individueel inspecteurs-/auditorenniveau; 
• Aantallen geregistreerden, geschorsten en doorgehaalden ; 
• Redenen van schorsing, doorhaling en opzegging; 
• Regionale-/landelijke spreiding van de geregistreerden; 
• Grootte van geregistreerde ondernemingen en inzicht in concern- en holdingconstructies, etc. 

Dit is slechts een greep uit de mogelijke variabelen waarop de data uit controles geanalyseerd kunnen worden. Voor ieder keurmerk of register moet gekeken worden welke informatie relevant is om te verstrekken in de vorm van een managementrapportage. De data kan er ook voor zorgen dat mogelijke resultaten of trends beter voorspeld kunnen worden, wat voor een bestuur van strategisch belang kan zijn.