Een keurmerk opzetten brengt tal van vragen met zich mee. Hoe creëer je draagvlak voor je keurmerk? Wat zijn de do’s en don’ts bij de inrichting ervan? En hoe waarborg je de onafhankelijkheid van kwaliteitscontroles? In dit artikel focussen we specifiek op de gevolgen die verschillende controlemethoden hebben op de kosten en effectiviteit van een keurmerk.
De balans tussen strenge eisen en praktische haalbaarheid
De normenset en controlemethode bepalen in grote mate de kosten voor het verkrijgen van een keurmerk. Pas tijdens het testen van de toetsbaarheid en uitvoerbaarheid wordt duidelijk hoeveel tijd inspecteurs of auditoren nodig hebben om de normen te controleren. Deze fase, die vaak onderschat wordt, kan aanzienlijk wat tijd en geld kosten.
Hierbij ontstaat vaak een spanningsveld, waarbij de juiste balans moet worden gevonden tussen:
- Potentiële keurmerkhouders: zij willen eenvoudige, betaalbare eisen met beheersbare administratieve lasten
- Eindgebruikers (klanten): zij streven naar uitgebreide, strenge eisen
Praktijkvoorbeeld: inspectie van locaties
Bij keurmerken die werken met locatie-inspecties speelt altijd de vraag: hoeveel locaties moeten gecontroleerd worden voor een betrouwbaar beeld? Klanten zien het liefst alle locaties geïnspecteerd, terwijl deelnemende bedrijven dit vanwege tijd en kosten willen beperken.
Een steekproefmethode vormt vaak een werkbaar compromis. Wanneer je geen evenwicht vindt tussen de wensen van gebruikers en deelnemers, moet je mogelijk terug naar de tekentafel om je normenset of controlemethode te herzien.
Controlemethoden en hun kostenimplicaties
De controlemethode heeft directe invloed op de kosten van een keurmerk. In dezelfde sector kunnen verschillende keurmerken zeer uiteenlopende controlemethoden hanteren:
- Sommige keurmerken vereisen alleen een gemiddelde klanttevredenheidsscore
- Andere keurmerken werken met onafhankelijke inspecteurs die één of meerdere dagen bij een bedrijf doorbrengen
Naast de intensiteit van de controle is ook de frequentie bepalend voor de kosten. Een controle die vier keer per jaar plaatsvindt is vanzelfsprekend duurder dan een driejaarlijkse controle.
Certificatie versus inspectie: een belangrijk onderscheid
Controles kunnen plaatsvinden in de vorm van certificatie of inspectie. Hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt, is er een wezenlijk verschil:
Certificatie
Bij certificatie wordt het managementsysteem, proces en/of product van een organisatie beoordeeld op basis van vastgestelde normen. Het oordeel geldt ook voor identieke producten, diensten of processen die in de toekomst geleverd worden.
Inspectie
Bij inspectie wordt alleen vastgesteld of het te inspecteren object op het moment van inspectie aan de eisen voldoet. Deze eisen kunnen wettelijk vastgelegd zijn of door de sector/stakeholders bepaald worden in normen.
Weloverwogen keuzes maken
Bij het inrichten van een keurmerk is het essentieel om weloverwogen keuzes te maken over de controles. De juiste balans tussen grondige controle en praktische haalbaarheid bepaalt in grote mate het succes en de geloofwaardigheid van je keurmerk.
