Een belangrijk thema binnen het opzetten van een keurmerk is het bewaken van de objectiviteit en de kwaliteit van de toetsing. Met andere woorden hoe weet je zeker dat het keurmerk terecht wordt toegekend en dat je kunt vertrouwen op de toetsing? De belangrijkste garanties worden hieronder besproken.
Accreditatie
Als er door de buitenwereld hoge eisen aan onafhankelijkheid en kwaliteit van de toetsing worden gesteld, is accreditatie van het keurmerk (het ‘schema’) en van de toetsende organisatie (inspectie-instelling of certificatie-instelling) van belang. Accrediteren betekent letterlijk: vertrouwen geven. Wanneer een dienst geaccrediteerd is, betekent dit dat je er op kunt vertrouwen dat de kwaliteit van een product of dienst in orde is.
Conformiteit beoordelende instanties
De toetsende organisaties zijn in de praktijk veelal certificatie- of inspectie-instellingen, in het jargon ook wel een CBI’s genoemd. Dit staat voor ‘conformiteit beoordelende instanties’. Een CBI is verantwoordelijk voor het beoordelen van een product of dienst en stelt vast of het product of de dienst voldoet aan de vastgestelde normen, specificaties of regelgeving. Om de onafhankelijkheid van een CBI te waarborgen wordt de CBI beoordeeld door de Raad voor Accreditatie.
Raad voor Accreditatie
De Raad voor Accreditatie gaat na of er conform het schema gewerkt wordt. Dat gebeurt met audits ‘op kantoor’. De Raad voor Accreditatie loopt daarnaast ook daadwerkelijk mee met de CBI’s als die controles uitvoeren om te zien of het in de praktijk goed gebeurt. Als inderdaad ‘conform schema’ gewerkt wordt, wordt (of blijft) de certificatie- of inspectie-instelling geaccrediteerd. Op de website van de Raad voor Accreditatie is te zien welke CBI’s geaccrediteerd zijn en voor welke schema’s.
Normalisatie
Eisen die worden gesteld aan een audit of inspectie worden vastgelegd in ‘normen’. Het opstellen van een norm, noem je normalisatie. Dit kan plaatsvinden op nationaal, Europees en mondiaal niveau.
Breed gedragen normen
Aan het ontwikkelen van een norm zit een uitgebreid proces vast. Kenmerkend voor een goede norm is dat de opgenomen eisen objectief toetsbaar zijn en aansluiten bij het doel waarvoor ze zijn opgesteld. Het is dan ook verstandig als partijen uit de sector samen de inhoud van de norm waaraan een product of dienst moet voldoen bepalen. Het gezamenlijk ontwikkelen van een norm, heeft als gevolg dat de normen (het keurmerk) breed gedragen worden. Het geven van input wordt via bijvoorbeeld deelname aan een normcommissie, een college van deskundigen of via de tussentijdse (publieke) commentaarronde(s) gedaan.
Dit kan door de sector geheel zelfstandig worden opgepakt of onder begeleiding/coördinatie van bijvoorbeeld NEN (Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut). Er zal dan sprake zijn van een NEN-norm.
Onafhankelijk schemabeheer
De vastgestelde normen voor het keurmerk wordt veelal samen met bijbehorende regels en protocollen vastgelegd in het eerdergenoemde schema. Om te voorkomen dat normen onder druk van belangenorganisaties of ondernemingen die het keurmerk moeten behalen te lichtvaardig worden aangepast is het verstandig om het schemabeheer bij een onafhankelijke partij, bijvoorbeeld een stichting, te beleggen. Je noemt deze partij dan ‘onafhankelijke schemabeheerder’. Gebruik maken van een onafhankelijke schemabeheerder zal het maatschappelijk vertrouwen in een keurmerk verhogen. Het is dan niet de slager die zijn eigen vlees keurt.
Eenduidige controles voor het keurmerk
Als schemabeheerder wil je natuurlijk eenduidige controles, onafhankelijk van welke CBI controleert. Om ervoor te zorgen dat dit gebeurt kan je er voor kiezen om een overeenkomst af te sluiten met een beperkt aantal CBI’s die voor jouw keurmerk mogen controleren. Met die CBI’s kun je de controles ‘stroomlijnen’ door het organiseren van frequent harmonisatieoverleg. In zo’n harmonisatieoverleg wordt casuïstiek besproken zodat alle neuzen dezelfde kant op staan en controles op dezelfde manier worden uitgevoerd. Daarnaast kun je als schemabeheerder ook extra toezicht uitoefen op de CBI’s door bijvoorbeeld als schemabeheerder zelf mee te lopen met een audit of inspectie. Dit kan extra input geven aan de schemabeheerder om de kwaliteit van het keurmerk nog verder te verbeteren.
Afgewogen keuzes maken
Als je een keurmerk overweegt, is het van belang om in de beginfase al goed na te denken over de keuzes die je bij het inrichten van een keurmerk kunt maken. Is accreditatie van belang? Maak ik een eigen schema of ga ik voor een NEN-norm? Waar beleg ik het schemabeheer? Het één is niet beter dan het andere, maar een afgewogen keuze is van belang omdat tussentijds switchen altijd extra tijd, geld en energie zal kosten. In alle situaties is het zorgen voor voldoende draagvlak en het meenemen van inbreng van diverse partijen (zoals van de ondernemingen die het keurmerk gaan behalen, maar zeker ook die de dienst gaan inkopen) van groot belang.
