De maanden mei en juni staan voor verenigingen vaak in het teken van de Algemene Ledenvergadering (ALV). Hoe zorg je ervoor dat leden graag komen, zonder dat het als een verplichting voelt? In dit artikel delen we drie praktijkvoorbeelden* van hoe verschillende verenigingen hun ALV aantrekkelijker maken voor hun leden.
Tijdens de ALV bespreekt het bestuur hoe de vereniging ervoor staat, wat de inkomsten en uitgaven zijn en wat de plannen zijn voor het komende jaar. Leden kunnen hun mening geven en meebeslissen over belangrijke zaken, zoals het kiezen van een nieuw bestuur. Hoewel het belangrijk is dat leden erbij zijn, lopen ze hier vaak niet warm voor. Verenigingen doen er daarom alles aan om de opkomst te vergroten en de betrokkenheid van de leden te versterken. Hoe je de ALV leuker en aantrekkelijker maakt, verschilt per vereniging.
*In dit artikel focussen we op fysieke vergaderingen en laten we de mogelijkheden om de ALV online bij te wonen achterwege.
Combineer de ALV met een evenement
OVAL, de branchevereniging voor Vitaliteit, Activering en Loopbaan, organiseert hun grootste evenement van het jaar tegelijk met de ALV. Tijdens de najaars-ALV vindt namelijk ook de Week van de Werkstress plaats, waarin OVAL aandacht vraagt voor problemen als burn-out en verzuim door overmatige stress.
Het combineren van de ALV met een groot evenement zorgt voor een mooie wisselwerking. Leden worden namelijk extra gemotiveerd om naar de ALV te komen, wat de opkomst verhoogt. Daarnaast trekt de combinatie meer bezoekers naar het evenement, die hun kennis en expertise kunnen delen. OVAL-leden hebben namelijk dagelijks te maken met de gevolgen van overmatige werkstress bij werknemers. Met hun kennis en ervaringen dragen zij bij aan plenaire sessies en geven zij waardevolle input tijdens deelsessies en gesprekken na het evenement.
De ALV-carrousel
De ALV van Vereniging Schoonmaak Research (VSR) was voorheen een lange inhoudelijke en formele bijeenkomst met daarin een informeel onderdeel. Leden liepen hier niet warm voor, waardoor de opkomst vaak minimaal was. Om de ledenbetrokkenheid te vergroten, is de ALV door de jaren heen aangepast naar een kortere, formele ALV die onderdeel uitmaakt van een groter inhoudelijk programma. Dit programma bestaat uit een plenaire sessie waar een expert ingaat op een specifiek thema. Vervolgens start de ‘carrousel’: verschillende organisaties presenteren hun ideeën, producten en diensten aan de VSR-leden en andere gasten.
Bezoekers vormen kleine groepjes en gaan langs de podia voor korte pitches van bedrijven en organisaties. Door samen deze pitches te bekijken en te bespreken, krijgen bezoekers inspiratie en praktische ideeën waarmee ze zelf aan de slag kunnen. Deze opzet zorgt voor een bijeenkomst met veel interactie tussen de bezoekers.
Ledenvergaderingen bij leden op locatie
Voorheen werden de ALV’s van de Vereniging voor Luchtkanalenfabrikanten (LuKa) gehouden op standaard vergaderlocaties en bestonden ze uit een formele vergadering gevolgd door een borrel. Tegenwoordig worden (de meeste) ALV’s georganiseerd bij LuKa-leden op locatie. De (korte) formele ALV maakt nu deel uit van een programma met een actueel thema, gepresenteerd door een deskundige spreker. Een belangrijk onderdeel is ook een bezoek aan het gastbedrijf. Door deze aanpak nemen nu meer vertegenwoordigers van LuKa-bedrijven deel, wat de betrokkenheid en kennisdeling binnen de vereniging bevordert.
Wel belangrijk om op te letten: deze manier van organiseren kan spanningen veroorzaken. Er zijn leden die elkaar als concurrenten zien en weinig willen delen, terwijl andere leden juist openstaan voor het delen van informatie en kennis met branchegenoten.
Meer kennisdeling en interactie
Er zijn dus meerdere manieren om de ALV interessanter te maken voor je leden. Naast de verplichte onderdelen volgens de statuten, kun je de bijeenkomsten op verschillende manieren aantrekkelijker maken. Door een ALV te combineren met een event, carrousel of een bezoek op locatie, creëer je meer interactie en kennisdeling tussen leden en experts.
