Voorafgaand aan het perfecte webinar heb je natuurlijk veel tijd en energie gestoken in jouw presentatie. Jouw hart en ziel zijn terug te zien in elke sheet. Maar met alleen een presentatie ben je er nog niet. Er komen andere zaken om de hoek kijken zoals het promoten van het webinar, het aanmaken van een registratiepagina, de opname van het webinar, zorgen voor een moderator en ga zo maar door. We hebben de belangrijkste tips voor het organiseren van het perfecte webinar voor jouw vereniging op een rijtje gezet.
1. Zorg voor goede software
Er zijn veel verschillende programma’s die jouw webinar kunnen ondersteunen. Bij de keuze van een sotfwareprogramma is belangrijk om te letten op het doel van de software. Het ene programma is namelijk meer geschikt voor conferences en bijeenkomsten en het andere juist meer voor webinars.
Binnen Van Spaendonck wordt er gebruik gemaakt van Webinargeek voor het organiseren van webinars. Webinargeek is erg gebruiksvriendelijk, kent interactieve functies zoals het maken van polls en enquêtes, maar geeft deelnemers geen recht om de microfoon of camera te gebruiken.
2. Weet wat je doel is
Bedenk vooraf goed wat je uiteindelijk wilt bereiken met het houden van een webinar. Wil je enkel over een onderwerp discussiëren? Of wil je uiteindelijk aan het eind van je webinar aan een aantal deelnemers jouw expertise uitlichten? Hoe specifieker jouw doelgroep, des te beter je jouw webinar kunt afstemmen op hun specifieke behoeften. Dit helpt jouw je doelen te behalen.
3. Kies de juiste dag en tijdstip en bepaal de lengte
Afhankelijk van jouw doelgroep kies je wat voor hen de beste dag en tijdstip is. Onze ervaring is dat voor bedrijven ’s morgens rond tien uur heel goed werkt. Net na de lunch tussen één en twee uur in de middag is ook geschikt. Gemiddeld duurt een webinar tussen de 40 en 60 minuten. Webinar langer dan één uur worden dan ook voorzien van meerdere pauze’s. Het is aan te raden om een webinar van maximaal 45 minuten te houden en vervolgens een kwartier reserveren voor uitloop, vragen of afronding van het onderwerp.
4. Promoot jouw webinar
De volgende stap is om het webinar onder de aandacht te brengen van jouw doelgroep. Om die doelgroep zo goed mogelijk te bereiken is het van belang om in kaart te brengen waar je ze kan vinden. Vanuit daar bepaal je op welke kanalen je het webinar gaat promoten.
5. Gebruik niet de standaard presentatie
Er is een groot verschil tussen een webinarpresentatie en een standaard presentatie. Er is niets vervelender voor een deelnemer dan minutenlang naar dezelfde slide te staren. De presentatie dient het verhaal dus niet alleen visueel te ondersteunen, maar de deelnemer ook echt te betrekken en te stimuleren om de aandacht bij het scherm te houden. Zorg daarom voor voldoende slides, visuals en creatieve content. Gebruik vooral beeldmateriaal en maximaal 2 tot 3 zinnen per slide.
6. Zorg voor interactie
Een ander succespunt is interactie. Zorg voor voldoende interactie met je publiek. Maak hierbij gebruik van polls of stel vragen aan je publiek. Deze kunnen ze beantwoorden in de chat. Stimuleer de kijkers ook om onderling de interactie aan te gaan. Dit kan leiden tot interessante discussies waardoor jouw webinar nóg leerzamer wordt.
7. Zorg voor opvolging
Als het webinar is afgelopen ben je nog niet klaar. Bedank je gasten achteraf en stel voor om een connectie te maken op LinkedIn. Het is verstandig om nog even aanwezig te blijven in de chat voor eventuele vragen. Geef aan dat je altijd bereikbaar bent voor vragen of opmerkingen, zowel via de mail als telefonisch. Zo laat je zien dat je zien dat je bereid bent om ook na de webinar jouw deelnemers te helpen.
8. Vraag om feedback
Binnen de software van Webinargeek is het mogelijk om na afloop om feedback te vragen. Je kunt de vragen vooraf instellen en na afloop de resultaten inzien. Daarnaast kun je ook een herinnering sturen naar de mensen die de feedback formulier niet hebben ingevuld.
