Verenigen is een werkwoord, zo wordt vaak gezegd. Een vereniging draaiende houden is hard werken én over de juiste expertises beschikken; binnen of buitens huis. De laatste decennia zijn verenigingen steeds meer activiteiten gaan uitbesteden. Dat kan om verschillende redenen. Bijvoorbeeld doordat ze willen professionaliseren, de keuze maken om geen eigen personeel in dienst te nemen of omdat ze bepaalde expertises missen.
De activiteiten die verenigingen uitbesteden variëren sterk. Waar de ene vereniging vooral behoefte heeft aan ondersteuning op administratief gebied kiest de andere vereniging ervoor het secretariaat volledig uit te besteden. Zowel voor de vereniging als het verenigingsbureau is het hierbij van belang om de behoefte van de vereniging goed in kaart te brengen en de dienstverlening hierop aan te sluiten.
De keuze voor zelf doen, samenwerken of uitbesteden kan niet alleen op bedrijfseconomische gronden worden gemaakt. Goed resultaat vergt, zeker bij verenigingen, zorgvuldig proces- en stakeholdermanagement, waarin ook aandacht is voor meer emotionele afwegingen. ‘Behoud van eigen identiteit’ komt in deze afwegingen al snel naar voren. (bron: Grensverleggende brancheorganisaties, 2015)
In dit artikel gaan we in op wat verenigingsmanagement omvat en hoe je de afweging maakt om dit zelf te doen of (onderdelen hiervan) uit te besteden.
Secretariaatsvoering
Het bestuur van een vereniging denkt vaak in grote lijnen. Om deze grote lijnen te kunnen volgen en om plannen daadwerkelijk waar te kunnen maken, moeten vele eindjes aan elkaar geknoopt worden. Details zijn hierbij van groot belang om alles soepel te laten verlopen. Een secretariaat focust zich volledig op deze details en biedt lopende ondersteuning. Overzicht houden, signaleren en opvolgen zijn hierbij de belangrijkste taken. Door goede tools en veel kennis zorgt het secretariaat ervoor dat dingen opgepakt worden.
Organisatie voor Vitaliteit, Activering en Loopbaan (OVAL) besteedt het secretariaat al jaren uit aan Wissenraet Van Spaendonck. Voor OVAL zijn onze officemanagers en secretaresses o.a. verantwoordelijk voor het agendabeheer en de ledenadministratie. Daarnaast spelen zij een grote logistieke rol bij de ledenevenementen en leveren zij ondersteunende dienstverlening waardoor de verenigingsmanagers hun werk goed kunnen uitvoeren. Zij zijn een belangrijke spil van de vereniging.
Wil je als vereniging altijd bereikbaar zijn en jouw leden en stakeholders optimaal kunnen ondersteunen? Dan is het van belang om het secretariaat alle werkdagen tijdens de gebruikelijke uren te bezetten. Lukt dit niet vanuit de vereniging, besteed dit dan uit. Een ervaren officemanager of secretaresse is hier uitermate geschikt voor.
Beleids- en bestuursondersteuning
Als vereniging kan je besluiten om de beleids- en bestuursondersteuning uit te besteden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het opstellen van het beleids- en jaarplan, de begroting, jaarverslag, ondersteuning van commissies, bijdragen aan de visie- en strategieontwikkeling, belangenbehartiging en beleidsontwikkeling en het proactief adviseren en ondersteunen van het bestuur bij de realisatie van doelstellingen.
Het uitbesteden van beleids- en bestuursondersteuning samen met een efficiënte secretariaatsvoering maakt dat het bestuur zich kan concentreren op de hoofdlijnen, koers en strategie gevoed door professioneel strategisch advies en ondersteuning in beleidsinhoud en belangenbehartiging.
Met Branchevereniging Bedrijfshulpverlening Nederland hebben we de eerste stappen gezet naar het tot stand brengen van een volwaardige branchevereniging. We hebben een proces doorlopen waarbij we met de leden in gesprek zijn aangegaan. Wat zijn voor hen belangrijke thema’s en waar liggen zij wakker van? Met het opstellen van een gedetailleerd jaarplan hebben we deze vereniging toekomstbestendig gemaakt.
Financiële administratie
Een goed financieel beheer is van groot belang voor elke vereniging. Je wil natuurlijk dat de contributie-inning goed verloopt en dat je als bestuur vinger aan de pols kan houden als het gaat om de financiën van jouw vereniging. Door periodieke financiële rapportages en het opstellen van een jaarrekening behoud je het overzicht.
Financiële administratie kan je als vereniging zelf inrichten, maar wil je gebruik maken van high end systeemapplicaties, is het vaak voordeliger om het uit te besteden. Zulke systemen zijn vaak ook gekoppeld aan systemen voor ledenadministratie en boekhouding.
Hibin, sociaal fonds handel in bouwmaterialen, kwam destijds bij ons met de vraag om de premie-inning zo efficiënt en effectief mogelijk te maken. Wij hebben de lijst van premieplichtige bedrijven die wij ontvingen in overleg met het bestuur op veel onderdelen geactualiseerd en gecorrigeerd. Deze lijst hebben we gebruikt als basis voor de premieinning. Daardoor konden we de financiële administratie en de vermogenspositie van het Fonds voor het bestuur beter in kaart brengen. Het bestuur is nu weer in control en heeft zich op de bestedingsruimte van het Fons waardoor het zijn bestuurstaak optimaal kan uitvoeren.
Marketing en communicatie
Om je als vereniging optimaal te profileren is goede communicatie essentieel. Denk alleen al aan het vertalen van de strategie naar een aantrekkelijke website en communicatiemiddelen richting leden én externen. Natuurlijk is een gedegen marketing & communicatieplan maatwerk, maar het voordeel van het uitbesteden van marketing & communicatie is dat communicatieadviseurs voor meerdere verenigingen werken en het wiel dus niet opnieuw hoeven uit te vinden.
De StiR (stichting registratie) wilde middels een nieuwe website geregistreerde coaches actiever betrekken bij de (activiteiten van de) stichting en potentiële geregistreerden enthousiasmeren voor StiR. De website moest hét visitekaartje van de stichting worden. Aan de hand van kritische vragen hebben we informatie opgehaald; wie is de doelgroep en aan welke functionaliteiten moet de website voldoen? Sluit dit ook aan bij de doelstelling die de stichting nastreeft? Vervolgens hebben we een concept opgesteld en voorgelegd aan de klant hoe volgens ons de nieuwe website eruit zou moeten komen te zien en welke functionaliteiten van toegevoegde waarde zijn voor de vereniging en haar geregistreerden. Vervolgens is het proces van ontwerp tot de livegang van de website door ons begeleid.
