Stichtingen en verenigingen leggen zaken als de ledenadministratie, het officemanagement of het financieel management vaak graag buiten de eigen geledingen. Bijvoorbeeld omdat er geen tijd voor is, omdat ze de continuïteit willen borgen, om efficiency slagen te maken of om de kwaliteit en professionaliteit te verhogen. Hoe gaat dat uitbesteden in z’n werk?
“Een accountmanager haalt op waar de wensen van een vereniging of stichting liggen. Afhankelijk daarvan wordt een team samengesteld van een accountmanager, officemanager/secretaresse, administratief medewerker en naar wens een marketingcommunicatie adviseur,” vertelt Sharon de Kort. Zij werkt als officemanager voor stichtingen en brancheverenigingen en werkt regelmatig in een team met administratief medewerker Fred Burnet. Wat voor werkzaamheden verrichten zij voor verenigingen en wat is hun toegevoegde waarde?
Samenwerken
Sharon denkt gelijk aan de afgelopen tijd waarbij ze met een commissie druk is geweest met een nieuwe Europese regelgeving rondom medische hulpmiddelen. “Voor deze Europese Verordening Medische Hulpmiddelen hebben we alle documenten up-to-date gemaakt zodat de aangesloten leden de beschikking hebben over kant-en-klare voorbeeldmatrixen waar de stappen in staan die ze moeten volgen om aan de nieuwe richtlijn te voldoen.” Tegelijkertijd zorgt Fred er vooral voor dat de financiële zaken op orde blijven.
Ieder een eigen expertise
Fred vertelt: “Sharon en ik werken vaak achter de schermen, dus de klant ziet ons meestal niet. We hebben ieder ons eigen expertise, maar werken samen voor de klant en weten dan ook precies wat er speelt bij een klant.” Fred is onder leiding van de administrateur vooral druk met debiteurenbeheer. “Ik verstuur naar de leden van onze klant de facturen voor de contributiebetaling en zorg dat deze tijdig betaald worden. Zo nodig stuur ik betalingsherinneringen en aanmaningen.” Ook de crediteurenadministratie ligt op Freds bordje. “Ik boek en betaal alle inkoopfacturen van de leveranciers van de klant.” Fred doet dit werk 22 jaar. “Ik vind het nog steeds superleuk om alles zo goed mogelijk te regelen voor de klant. Dat lukt goed dankzij het team waarin we zitten. Als ik iets niet weet, is er altijd een collega om mee te sparren.”
Centrale opslag
Sharon coördineert de vereniging vanuit het secretariaat. Op deze plek regelt ze veel. Ze somt op: “Ik organiseer de bestuurs-, commissie- en algemene ledenvergadering, verstuur uitnodigingen, maak de agenda en zorg dat de stukken op tijd bij het bestuur, de commissie en/of de leden zijn, leg de locaties vast, zet de laptops klaar, zorg dat de techniek werkt, regel de lunch, maak in overleg de presentaties, maak de verslagen netjes op, verspreidt ze en zorg voor de archivering. Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor de website en beheren de social mediakanalen. Ook de ledenadministratie pakken we op. Zo controleer ik of aanmeldingen volledig zijn, stel de inspectie-instelling op de hoogte en check of nieuwe leden voldoen aan de gestelde toetredingseisen. Als er bijvoorbeeld een factuur niet betaald is, heb ik contact met Fred.” Fred knikt instemmend en Sharon vervolgt: “Doordat alle communicatie verloopt via het ‘info@-adres’ van de klant staat alle informatie van de klant centraal op één plek.”
Doordat Fred en Sharon het zelfde systeem gebruiken, is het overzichtelijk en makkelijk samenwerken. Fred: “Elke dag is anders en steeds opnieuw is het een uitdaging om met collega’s voor het beste resultaat te gaan, zodat de klant optimaal ontzorgd wordt”
Dezelfde werkwijze
Sharon vertelt dat alles binnen het team heel goed op elkaar is afgestemd. “Het is glashelder wat we wel en niet doen, waar we vergaderschema’s, verzendlijsten, inloggegevens, bestuursstukken en projecten opslaan en wie we kunnen benaderen voor welke vragen. We werken voor iedere vereniging met dezelfde systemen en procesafspraken zodat we elkaar snel kunnen opvangen indien nodig.”
Sharon vervolgt: “Als ik intern aan de slag ga voor een andere klant, lijkt het of ik een nieuwe baan heb. Want ik heb dan natuurlijk met een ander bestuur, een andere inhoud en een manier van communicatie te maken. Ik vind het organiseren van bijeenkomsten heel leuk. Bij kleinere verenigingen ben ik vaak aanwezig bij algemene ledenvergaderingen en heb ik intensief contact met bestuursleden en voorzitters van commissies. Bij grote events ben ik ook aanwezig. Zoals in 2019 bij ‘het ‘OVAL-event’ tijdens de Week van de Werkstress en hopelijk dit jaar weer bij het Audicienscongres eind september.”
Geen omkijken naar hebben
Het liefst heeft Sharon een vereniging die nieuw binnenkomt waar ze processen kan vastleggen, een werkwijze kan creëren en werkinstructies kan schrijven. “Of een klant waar het een puinhoop is. Dan breng ik het op orde. Heerlijk.” Daar kan ze Fred de hand schudden: “Het geeft een goed gevoel als je voor de klant die er zelf geen tijd voor heeft alles netjes kunt ordenen en goed kunt inregelen zodat ze er zelf geen omkijken naar hebben. Zelfs als een factuur niet betaald wordt, merkt hij daar niets van. Dat regel ik voor ze.”
Meer weten over Fred en Sharon of benieuwd naar andere collega’s binnen de financiële afdeling of het secretariaat? Neem een kijkje in onze team.
