Bij het organiseren van een zakelijke bijeenkomst komt een hoop kijken. Er is veel geschreven over dit onderwerp en internet staat vol met handige voorbeelden van checklists en draaiboeken. Maar de fijne kneepjes van het vak leert men toch vooral in de praktijk. Titia Tijmstra van evenementenlocatie Koetshuis de Haar ging op zoek naar een ervaren evenementenorganisator om te vragen hoe zij er telkens weer in slaagt de juiste locatie te boeken. Stefanie de Veer-Molenschot, officemanager bij Wissenraet Van Spaendonk gaf nuttige tips voor de zoektocht naar een geschikte locatie.
Koetshuis de Haar was drie jaar op rij locatie voor de Algemene Ledenvergadering van de Federatie TMV (de beroepsorganisatie van gecertificeerde taxateurs, makelaars en veilinghouders in roerende zaken). De organisatie van deze bijeenkomsten was in handen van Stefanie de Veer-Molenschot. Titia Tijmstra nam contact op met Stefanie om haar te vragen haar kennis en ervaring te delen. Stefanie werkt hier al bijna 20 jaar als officemanager en TMV is één van de organisaties in haar portefeuille. Zij heeft al veel zakelijke bijeenkomsten georganiseerd voor uiteenlopende opdrachtgevers.
Titia Tijmstra van Koetshuis de Haar gaat in gesprek met Stefanie de Veer-Molenschot van Wissenraet Van Spaendonck:
Verhuizing naar Ondernemershuis
Wissenraet Van Spaendonk blijkt net te zijn verhuisd en De Veer zit daardoor wat krap in haar tijd. Een bezoek aan Haarzuilens past op korte termijn met geen mogelijkheid in haar agenda. “Maar waarom kom jij niet naar Tilburg?” stelt zij spontaan voor.
Zo parkeer ik op een donderdagochtend voor een ogenschijnlijk gloednieuw gebouw aan het Reitseplein. Hoveniers en bouwvakkers lopen af en aan om alles af te krijgen voor de officiële opening van het pand door burgemeester Noordanus op 27 september.
Op de stoel naast ligt me een bos kleurige bloemen om de bewoners van het pand veel succes te wensen in hun nieuwe huis. Want dit pand is geen doorsnee kantoor, maar een ‘Ondernemershuis’ waar alles draait om samenwerking.
“Door samenwerking worden kleine dingen groot”
Dat zie je meteen bij aankomst aan de tekst die buiten met grote, blauwe letters op een witte muur is geschilderd: “Door samenwerking worden kleine dingen groot.” Dat is al sinds jaar en dag de lijfspreuk van Wissenraet Van Spaendonck. Ondernemers en organisaties werken samen om zaken te bereiken die individueel niet te realiseren zijn. Of het nu gaat om een keurmerk, innovatie, gezamenlijke inkoop, opleidingen of belangenbehartiging. Wissenraet Van Spaendonck adviseert en ondersteunt ruim 100 branche- en werkgeversorganisaties in de zakelijke dienstverlening, industrie, handel en zorg & welzijn. Voor deze organisaties zijn zij hét gezicht in de markt. Belangenbehartiging, communicatie, beleidsondersteuning en secretariaatsvoering zijn daarbij de kerndiensten.
Waar let een ervaren eventorganisator op bij het uitzoeken van een geschikte locatie?
Na een hartelijke ontvangst en een kop lekkere cappuccino komt Stefanie ter zake: “Jij wilt weten waar ik op let als ik een locatie zoek voor een zakelijke bijeenkomst. Daar heb ik over nagedacht en ik heb een lijstje gemaakt.” Vervolgens noemt ze zes punten en licht deze uitgebreid toe.
Zes tips van evenementenorganisator Stefanie voor het vinden van de perfecte locatie
- Sfeer
“Kies een locatie met een sfeer die past bij de doelstellingen van het event én bij de doelgroep. Moet het een luxe omgeving zijn? Of zoekt u juist iets eenvoudigs? Let er ook op dat de grootte van de plenaire zaal is afgestemd op de grootte van de groep. En kijk of de locatie over de gewenste sub-ruimtes beschikt.” - Bereikbaarheid
“Dit vind ik een heel belangrijke. Om te bepalen in welke regio de locatie moet liggen, moet u weten waar de gasten vandaan komen. Komen ze uit het hele land, kies dan iets dat centraal ligt. Gaat het om een regionale bijeenkomst, dan is het vaak praktischer om iets in de buurt te zoeken. Tenzij het evenement juist bedoeld is om even in een heel andere omgeving te zijn (zie punt 1, de doelstellingen van het event). Zowel per auto als met openbaar vervoer moet de locatie goed te bereiken zijn. Ik wil er zeker van zijn dat er voldoende parkeergelegenheid is op loopafstand.” - Overzichtelijkheid
“Het liefst kom ik op een locatie die overzichtelijk is, zodat mijn gasten niet verdwalen en ik niet steeds hoef op te letten of iedereen wel op de juiste plek is. De ruimtes moeten bij voorkeur dicht bij elkaar liggen. Is het wat groter of complexer, dan is het fijn als er goede bewegwijzering is. Ik wil niet zelf met plakband pijlen op hoeven te hangen.” - Toegankelijkheid
“Let erop dat de locatie – van (sub-)zalen tot restaurant en van terras tot toilet – goed toegankelijk is voor álle gasten, dus ook voor mindervaliden.” - Catering
“Een ander belangrijk punt is de catering. Veel locaties werken met een vaste culinaire invulling. Op zich is hier niets mis mee, maar zijn ze flexibel als ik net iets anders wil? Stel, ik organiseer een bijeenkomst voor mensen die actief zijn op het gebied van gezondheid en vitaliteit, dan wil ik niet alleen bitterballen bij de borrel, maar ook gezonde snacks. Het is fijn als de kok van de locatie hier goed op inspeelt.” - Flexibiliteit en mogelijkheden
“Vaak organiseer ik een activiteit in de pauze of tussendoor. De locatie moet hiervoor de ruimte hebben en flexibel zijn. Kan de zaal snel worden omgebouwd voor een informatiemarkt? Of wat zijn de mogelijkheden voor een teambuildingsactiviteit? Kortom, is uitwijken naar een ruimte buiten je plenaire zaal goed mogelijk?”
Koetshuis de Haar
Stefanie werkt graag samen met Koetshuis de Haar. “Dat is een mooie locatie met luxe uitstraling en goede bereikbaarheid. De medewerkers zijn altijd op de achtergrond aanwezig tijdens een event. Ik hoef nooit te zoeken naar een aanspreekpunt. In overleg is veel mogelijk. Zo hebben zij laatst op ons verzoek de ontvangst van de gasten van ons overgenomen. Echt fijn als een locatie zo meedenkt.”
Méér tips
Als het doel van de bijeenkomst duidelijk is en de locatie is gereserveerd, dan begint het eigenlijk nog maar net, vindt Stefanie. Spontaan geeft zij nog zes extra tips voor iedereen die een event organiseert:
Zes aanvullende tips van Stefanie
- Zorg dat de uitnodiging de ontvanger aanspreekt
“Ik heb niks met zogenaamde ‘save the date’ aankondigingen. Niemand houdt een datum in zijn volle agenda vrij voor iets vaags. Stuur een prikkelende uitnodiging, zodat de genodigde denkt: “Hee, dát is interessant, daar wil ik bij zijn!”.” - Maak aan- en afmelden gemakkelijk en onderhoud contact
“Zorg dat de ontvanger zich makkelijk kan aanmelden, bijvoorbeeld door een linkje op te nemen in de uitnodiging. Heeft iemand zich aangemeld, dan is het zaak om regelmatig contact te houden tot de dag van het event. Stuur niet vlak voor het evenement opeens een herinnering, de kans op last minute afmeldingen is dan groot. Maak afmelden óók eenvoudig, om te voorkomen dat mensen steeds informatie krijgen over een evenement waarin zij geen interesse hebben. Vraag altijd om de reden van afmelding, dat levert bruikbare informatie op.” - Maak bijeenkomsten interactief
“Probeer zakelijke events interactief te maken. Algemene ledenvergaderingen waren van oudsher serieus en stoffig. Dat kan ook anders! Een leuke ijsbreker bij binnenkomst of een vrolijk intermezzo doen wonderen.” - Denk niet te moeilijk
“Zo vroeg eens een dame of we rekening konden houden met haar allergieën. We kregen een enorme lijst met producten die zij niet at. Ik brak daar mijn hoofd over. Tot de kok van de locatie op het idee kwam te vragen wat die mevrouw wél wilde eten. Bleek dat gewoon een boterham met kaas te zijn!” - Speel met badges
“Ze bestaan in alle soorten en maten: met spelden, aan keycords, plakbadges en elektronische badges. Gebruik kleuren om groepjes in te delen of nieuwe deelnemers herkenbaar te maken. En wilt u de badges hergebruiken? Organiseer dan een verloting en gebruik de ingeleverde badges als lootjes om de winnaar uit te trekken.” - Wees praktisch
“Wij hebben eens heel veel zware goodiebags een boel trappen op gezeuld op een locatie. Vervolgens sleepte iedere gast zo’n zware tas weer helemaal mee naar beneden. Achteraf gezien was dat natuurlijk helemaal niet nodig geweest.”
Afwisseling en een goede band met collega’s
Het valt me op dat Stefanie na al die jaren nog vol passie praat over haar werk. Wat maakt het voor haar zo leuk? Daar hoeft De Veer niet lang over na te denken. “De afwisseling. Naast het organiseren van events doe ik veel meer: ledenadministratie, examensecretariaat, ledenhelpdesk, onderhouden van websites en social media. Als je me ’s ochtends vraagt wat de planning is voor die dag en die avond vraagt wat ik allemaal heb gedaan, dan hoor je twee verschillende verhalen.” lacht ze. “En de band met mijn collega’s, op alle niveaus, die zou ik absoluut niet kunnen missen. Door samenwerking bereik je (zelf) meer, en dat geeft erg veel voldoening.”
Rondleiding
Na afloop van ons gesprek neemt Stefanie me mee voor een rondleiding door het gebouw. Er is letterlijk geen drempel te bekennen. De werkplekken zijn in open ruimtes die in elkaar overlopen. Onderweg schud ik de hand van een aantal collega’s van Stefanie: een secretaresse, de marketing & communicatieadviseur, de algemeen directeur en een senior accountmanager. Bijna twee uur na aankomst sta ik weer buiten. Blij met dit kijkje in de keuken van één van onze zakelijke relaties. Fijn om elkaar wat beter te leren kennen en van elkaar te leren. En goed voor de samenwerking!
Interview en foto’s: Titia Tijmstra, Koetshuis de Haar
