Twee jaar geleden brak de coronapandemie uit en werden we min of meer gedwongen om ons werk volledig online te doen. Fysieke bijeenkomsten zoals ALV’s, beurzen en netwerkborrels waren ineens verleden tijd en in korte tijd ontpopten zich allerlei creatieve online events. En dat bleek super efficiënt, laagdrempelig, minder haasten en het maakte ons heel flexibel. Maar bereiken we daarmee nog wel het doel dat we voor ogen hadden?
Nu de coronamaatregelen van de baan zijn en het aantal fysieke events weer toeneemt, merken we ook dat dit niet meer vergelijkbaar is met voorheen. We moeten weer leren een goede balans te vinden tussen het organiseren van online en fysieke events. Maar hoe ga je hier als vereniging mee om? En welke events kun je het beste inzetten voor welk doel? We spraken met Anoesjka van Nieuwenburg, eventmanager bij Atriumgroep, over netwerkevents voor brancheorganisaties en verengingen.
“In de afgelopen twee jaar zijn we zeer creatief geweest met het organiseren van online events. Brancheorganisaties en verenigingen vonden het belangrijk om tijdens de coronaperiode in verbinding te blijven met leden en stakeholders, en om ze te blijven informeren over lopende zaken”, vertelt Anoesjka.
Online events
Voorbeelden van online events die zij afgelopen periode organiseerden zijn ‘een journaal’, ‘een innovation talk’ en ‘de business booster’. Anoesjka: “Voor één van onze klanten organiseren we vier keer per jaar een journaal. Dan worden leden ‘live’ bijgepraat over alle ins en outs binnen de branche. Vooraf worden er dan een aantal items opgenomen, zoals een bedrijfsbezoek, een interview of een combinatie van beiden. Zo’n bedrijf kan van toegevoegde waarde zijn voor leden en stakeholders en op deze manier breng je ze met elkaar in verbinding. Je maakt de lijntjes wat korter.” Het voordeel van zo’n online event is dat men het terug kan kijken wanneer zij willen en daarmee heb je een groter bereik.
Daarnaast kun je de losse artikelen gemakkelijk op je website plaatsen en delen via sociale media kanalen.
Bij een ‘innovation talk’ wordt een inspirerende spreker uitgenodigd die bekend is met een actueel thema of de doelen binnen de branche. Het doel van dit online event is deelnemers te inspireren en stof tot nadenken te geven. Voor de innovation talk, en ook voor het journaal, is een studio online gemaakt. Door online tools tijdens een live uitzending te gebruiken, kan er gemakkelijk interactie plaatsvinden tussen spreker en deelnemers. Doordat er gemakkelijk vragen gesteld kunnen worden of dat er met stellingen gewerkt wordt verhoog je de betrokkenheid van de deelnemers.
New business
Het doel van de ‘Business Booster’ is om nieuwe business kansen, perspectieven of ideeën te creëren. Leden kunnen zich vooraf aanmelden en worden vervolgens achter de schermen gekoppeld aan iemand waar ze bij een fysiek event waarschijnlijk niet op af zullen stappen. Bij een fysiek event is die verbinding heel anders en wordt er minder snel contact gelegd. “Vooraf wordt er door de verenigingsmanager beoordeeld of ze iets aan elkaar kunnen hebben en de gesprekken zijn maar kort”, gaat Anoesjka verder. “In die tien minuten kan men netwerken, elkaar inspireren en het zorgt soms voor nieuwe relaties tussen bedrijven. Maar het kan een bedrijf ook op een idee of nieuw perspectief brengen. Het gaat niet alleen om de verbinding, maar ook om zaken vanuit een ander oogpunt te bekijken. Men krijgt stof tot nadenken. Meestal wordt er dan een vervolgafspraak gemaakt.”
“Ik merk echt dat men het weer spannend vindt om naar een fysiek event te gaan. Dan wordt er weer meer van iemand verwacht.”
Het belangrijkste doel van deze events is netwerken en inspireren. Meestal gaat het dan om branchepromotie en het binnen halen van nieuwe leden, maar er kan dus ook kruisbestuiving gecreëerd worden voor het genereren van new business. Het is dus belangrijk dat netwerk events toegankelijk zijn voor een brede doelgroep.
Flexibiliteit
Anoesjka: “We merken wel dat mensen weer warm gelopen moeten worden voor een fysiek event. Daar is men toch wel wat terughoudend in geworden. Ze zijn eraan gewend geraakt om een strakkere planning te hebben en online kun je gemakkelijk even aansluiten. En dat is ook logisch. Het is veel flexibeler, je voelt minder druk en de reistijd scheelt enorm. Maar men gaat minder snel met elkaar in gesprek en het is lastig om even in te haken bij een gesprek. Je hoort elkaar dan niet meer. Fysieke events zorgen juist voor een hogere betrokkenheid en ze kunnen beter zijn voor je netwerk. Je kunt gemakkelijker contact maken met elkaar en op elkaar inhaken. Daar heeft men wel behoefte aan, maar men moet echt weer gaan uitvinden en ervaren hoe ze dat het beste kunnen doen.”
Fysieke events
Fysieke events die regelmatig voor verenigingen en brancheorganisaties georganiseerd worden zijn congressen, seminars, beurzen, ALV’s of bijvoorbeeld een executive dinner. Veel fysieke events zijn alleen mogelijk wanneer er sponsoren bij betrokken worden. Bedrijven kunnen dan een sponsorschap aanschaffen, bijvoorbeeld brons, zilver of goud. Aan dit sponsorschap zijn dan een aantal events en exposure gekoppeld. Congressen worden meestal gratis georganiseerd voor leden, maar ook niet-leden zouden tegen betaling deel kunnen nemen als promotie voor de branche. ALV’s kunnen weer gecombineerd worden met workshops, maar er zal ook een gezellig samenzijn factor aan hangen. Dan kan men ook op een andere manier met elkaar in gesprek gaan en die binding is ook nodig. Anoesjka: “En misschien moet een ALV voortaan wel online en dat er fysiek een fun activiteit georganiseerd wordt. Events zijn altijd op maat, en afhankelijk van de grootte en het budget, er kan altijd wel iets georganiseerd worden. Daarin zijn we heel creatief.”
Een nieuw concept is het executive dinner, een combinatie van een toffe locatie, luxe diner en inhoudelijke, inspirerende sprekers vaak rondom een bepaald thema. Een kostbaar event waarvoor een apart sponsorschap aangeschaft moet worden. Leden kunnen stoelen kopen en mogen gasten (bijvoorbeeld potentiële nieuwe leden) meenemen naar dit event. Ook kunnen wij partner zijn bij het organiseren van beurzen. Door samen te werken als brancheorganisatie of vereniging kun je gezamenlijk een deel van de beurs inrichten en activiteiten organiseren.
Betrokkenheid
Deze voorbeelden van events zullen mensen weer fysiek bij elkaar moeten brengen, zodat ze die verbinding weer krijgen en kennis kunnen delen met elkaar. Die betrokkenheid is echt de meerwaarde van een fysiek event en van groot belang voor een brancheorganisatie of vereniging. Er wordt veel meer contact gelegd met mensen, ook met meer verschillende mensen, en de gesprekken zijn laagdrempeliger. Maar online events blijven ook belangrijk, vooral om in verbinding te blijven met je achterban en ze te informeren over lopende zaken.
Tip van Anoesjka
“Zorg ervoor dat mensen graag naar je event willen komen. Een actueel thema en inspirerende sprekers zijn belangrijk, maar een losse sfeer en fijne omgeving spelen ook een grote rol. De spanning moet doorbroken worden zodat de gesprekken makkelijk op gang komen. Een spreker die iets meegeeft kan hier ook voor zorgen.”
