Tijd investeren in waardevolle netwerken is bewezen effectief voor organisaties die willen groeien. Netwerkevents zijn een handige manier om klanten te binden en de kans op groei van de organisatie te vergroten. Bij het organiseren van een netwerkbijeenkomst komt daarom veel kijken. In dit artikel helpen we je op weg door verschillende tips op een rijtje te zetten, zodat dat jouw netwerkevent een succes wordt!
Bepaal een strategie en een doelstelling
Een netwerkevent kan worden ingezet om klanten te binden, zowel aan jouw organisatie als aan elkaar. Bepaal onder andere waar jouw relaties behoefte aan hebben en met welke netwerkstrategie je dit kunt waarmaken. Betrek jouw deelnemers dus actief bij het organiseren van het event. Wat zijn hun doelen en welke informatie willen ze uit de bijeenkomst halen? Op basis hiervan kun je een thema kiezen en de gastenlijst opstellen. Het thema helpt bij het opstellen van een programma, zoals een boeiende presentatie of interessante discussie. Het geeft deelnemers vooraf een duidelijk beeld van wat ze kunnen verwachten.
Om het succes van jouw netwerkevent achteraf te kunnen meten is het belangrijk om vooraf een (meetbare) doelstelling op te stellen en een nulmeting te doen, bijvoorbeeld middels een vragenlijst. Een voorbeeld van een doelstelling kan zijn: “80% van de deelnemers zegt een volgend netwerk event weer bij te willen wonen, of 80% van de deelnemers blijft betrokken bij de organisatie door…”. Je kunt het succes van jouw netwerkevent meten door deelnemers achteraf een korte vragenlijst te laten invullen. Deze vragenlijst kun je goed gebruiken om de gasten om feedback te vragen, zo kun je jouw volgende netwerkevent tot een nog groter succes maken!
Kies een geschikte locatie
Het vinden van een geschikte locatie is een belangrijk onderdeel van het event. De locatie geeft een goede eerste indruk van het event en kan bepalend zijn in de mate waarin deelnemers gaan netwerken. In een eerder artikel bespraken we hoe je dé perfecte locatie vindt voor jouw event. Stefanie de Veer-Molenschot organiseert al jaren zakelijke events voor haar klanten, waaronder voor VSR. Zij gaf een aantal handige tips om jou te helpen bij het vinden van een locatie. Zo is het onder andere belangrijk dat de sfeer van de locatie aansluit op de doelstelling van het event en mag je niet vergeten te kijken naar de bereikbaarheid van de locatie. Weet waar jouw gasten vandaan komen en bepaal aan de hand daarvan waar de locatie ongeveer moet liggen. Je leest alle tips hier!
Zorg voor voldoende gastheren/gastvrouwen
Om het event soepel te laten verlopen en deelnemers zich welkom te laten voelen is de inzet van voldoende gastpersoneel belangrijk. Zij zorgen ervoor dat gasten weten waar ze moeten zijn en dat ze goed verzorgd worden. Ook kunnen zij deelnemers met elkaar in contact brengen en letten ze op mensen die misschien wat meer moeite hebben met netwerken. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers meer ontspannen zijn, wat het netwerken ten goede komt.
Creëer netwerkmomenten
Het netwerkevent is bedoeld om mensen bij elkaar te brengen en met elkaar in gesprek te laten gaan. Als organisator heb je een belangrijke rol in het faciliteren van deze ontmoetingen en gesprekken. De sprekers die je uitnodigt hebben veel invloed op de onderwerpen die op het event door velen besproken zullen worden. Denk dus goed na over welke spreker past bij jou doelgroep en wie hen inspireert. Zorg voor voldoende plekken waar deelnemers in kleinere groepen met elkaar in gesprek kunnen. Kies bijvoorbeeld voor netwerktafels waar je een stelling of onderwerp aan koppelt. Deelnemers komen naar de tafels om over die specifieke onderwerpen te praten en komen zo makkelijk in gesprek met anderen. Ook kun je op verschillende plekken ronde banken neerzetten, de ronde vorm stimuleert tot communiceren met de omgeving. Over de omgeving gesproken, zorg ervoor dat de omgeving de deelnemers van voldoende aanknopingspunten voorziet. Zo kan bijvoorbeeld decoratie een mooie gespreksstarter zijn. Een ander mooi netwerkmoment is een lunch/diner. De tafelschikking kun je zo indelen dat de deelnemers naast nieuwe contacten komen te zitten, je zult zien dat dit het netwerken enorm stimuleert.
Wees op de hoogte van de do’s en don’ts voor het organiseren van een zakelijk event
Door haar jarenlange ervaring weet Stefanie de Veer-Molenschot als geen ander wat de echte do’s en don’ts zijn bij het organiseren van een event. In een eerder artikel gaf ze al verschillende tips om jouw op weg te helpen met de do’s en don’ts van het organiseren van een zakelijk event. Zo is goede communicatie vanaf het eerste contactmoment met de deelnemers zeer belangrijk weet Stefanie de Veer-Molenschot uit ervaring. Ze benoemd een voorbeeld over Save The Dates: “Verstuur deze altijd met de mogelijkheid voor de deelnemer om zich direct aan of af te melden. Zorg ook dat het programma (deels) bekend is om de aandacht van de potentiële deelnemers niet te verliezen.” Benieuwd naar meer tips om zakelijke missers te voorkomen? Je leest ze hier!
