Bij Wissenraet Van Spaendonck geloven we in de kracht van samenwerking. Samenwerken klinkt zo eenvoudig, maar bij het formaliseren van een samenwerking in bijvoorbeeld een vereniging of ander samenwerkingsverband komt meer kijken dan je bij de start overziet. Goede voorbereiding en begeleiding voorkomt dat het initiatief niet van de grond komt, een stille dood sterft of onvoldoende wordt doorontwikkeld. Een strak plan en goede aansturing zorgen ervoor dat het gaat vliegen.
De aanleiding om een branche- of beroepsvereniging te starten is veelal een gemeenschappelijk belang en komt voort uit de overtuiging dat, door de handen ineen te slaan, je een krachtiger geluid kunt laten horen. Dat gemeenschappelijk belang kan een gezamenlijke vijand of bedreiging zijn, maar ook juist een kans. Het belang verbindt en zorgt ervoor dat concurrenten besluiten om samen te werken. Alles begint met een goed idee dat de gezamenlijke belangen verbindt.
Veel regelen
Naast enthousiasme en een goed idee, moet er veel besproken en geregeld worden bij het opzetten van een samenwerkingsverband. Zo kies je voor een juridische vorm die past bij je plannen en wordt de rechtspersoon ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Is een vereniging met leden het meest geschikt of is bijvoorbeeld een stichting een passender alternatief? Dit leg je vast bij de notaris.
Maar denk ook aan het inrichten van een administratie, het openen van een bankrekening en het bepalen van de contributie, of een andere vorm van inkomsten. Een financieel gezonde basis, vastgelegd in een begroting, is immers een voorwaarde voor een stabiele positie. Daarnaast moeten er verzekeringen worden afgesloten en soms extra fiscale zaken geregeld.
Bestuur
De keuze voor de samenstelling van een bestuur is van belang. Wat heeft de vereniging nodig? We zien nog wel eens dat de eerste initiatiefnemers automatisch de bestuursleden worden en blijven. Verschillende fasen van een vereniging vragen om verschillende activiteiten en bijbehorende competenties. Daarom is het van belang dat er per fase gekeken wordt naar de geschiktheid van de bestuursleden. Zijn de bestuursleden wel de juiste vertegenwoordigers voor de achterban en zijn zij wervend voor nieuwe leden? Beschikken zij tevens over het gewenste bestuurlijke profiel?
Naast het inrichten van die bestuurlijke structuur komt ook de vraag of de ambities van de vereniging door de inzet van vrijwilligers kunnen worden gerealiseerd of dat het aannemen van personeel het beste past. Een professioneel secretariaat borgt de bereikbaarheid via mail en telefoon en zorgt voor adequate opvolging bij vragen van leden en externen.
Draagvlak
Zonder leden is een vereniging nergens. Ledenwerving en ledenbinding zijn dan ook cruciaal. De wensen en behoeften van je leden leg je vast in een verenigingsplan. Ook zorg je ervoor dat leden gestructureerd betrokken zijn. Dat kan in de klassieke vorm van commissies en werkgroepen, maar ook via panels, ledenonderzoeken en persoonlijk contact. Zo creëer je draagvlak op de inhoud van de gezamenlijke agenda en op wijze waarop je daaraan invulling geeft.
Communicatie is een andere belangrijke pijler bij een (door)startende vereniging of samenwerkingsverband. Denk na over de frequentie en de wijze waarop je dat inricht. Richting leden is herkenbaarheid en frequentie, in de vorm van bijvoorbeeld een wekelijkse nieuwsbrief of een vast telefonisch vragenuurtje, van belang. Zorg ervoor dat het niet alleen eenrichtingsverkeer is en dat je de dialoog met je leden opzoekt. Faciliteer de communicatie onderling door middel van bijvoorbeeld een digitaal platform. Tot slot hebben we juist de afgelopen periode allemaal de waarde van fysiek contact ervaren. Hoe sterk het netwerk ook is, uiteindelijk hebben mensen behoefte aan écht ontmoeten rond een thema dat hen bindt. Dat verstevigt het netwerk zowel op zakelijk als persoonlijk vlak.
Blik naar buiten
Het draagvlak van een branche- of beroepsvereniging beperkt zich natuurlijk niet tot de eigen leden en potentiële leden. Juist het samen optrekken met andere stakeholders versterkt je positie in de lobby richting bijvoorbeeld ministeries, politiek en publieke opinie. Samen ben je sterker. Een stakeholderanalyse die duidelijk maakt waar ieders belangen liggen en hoe die elkaar versterken, is daarbij behulpzaam. Soms worden ongebruikelijke coalities gesmeed; ook daar hebben we tijdens de coronacrisis mooie voorbeelden van gezien.
Iedere vereniging is anders
Bij de ene vereniging moet je zorgen voor een goed klachtreglement waar klanten terecht kunnen met hun grieven, bij de ander is de helpdesk juist cruciaal. De kracht van een keurmerk bij een vereniging wordt onder meer bepaald door de kwaliteitseisen en de wijze waarop deze worden gemonitord. Maatwerk blijft het toverwoord om succes te boeken als startende vereniging. De ene vereniging is de andere niet en ieder samenwerkingsverband vraagt om een eigen invulling en positionering, zowel intern als extern.
Uitdagingen
Al met al komt er bij de start van een vereniging dus behoorlijk wat kijken. De initiatiefnemers worden aardig op de proef gesteld. Degenen die doorzetten, met het oog op het gemeenschappelijke belang, verdienen alle lof. Zij zoeken de juiste de route, effenen de paden en nemen obstakels weg om het uiteindelijke doel te bereiken. Wat er allemaal op hun pad gaat komen, is vooraf niet te overzien.
Enthousiasme en doorzettingsvermogen zijn cruciaal, maar dat betekent niet dat zij elke keer zelf het wiel opnieuw hoeven uit te vinden. In ‘Nederland verenigingsland’ zijn velen hen voorgegaan en hebben voor vergelijkbare uitdagingen gestaan, die meegroeien en variëren met de fases die een vereniging doorloopt. Door op de juiste manier gebruik te maken van bestaande kennis en ervaring zal het rendement van de geïnvesteerde tijd en energie fors toenemen.
Praktijkervaring
Bij Wissenraet Van Spaendonck hebben wij veel kennis en ervaring in het opzetten van verenigingen. Wij ondersteunen al meer dan 100 jaar een diversiteit aan verenigingen, op alle denkbare gebieden. Onze klanten maken graag gebruik van onze ervaring en systemen bij standaardprocessen en kunnen bij lastigere vraagstukken vertrouwen op onze jarenlange kennis en praktijkervaring.
We zetten onze expertise ook in om startende verenigingen te helpen sneller en sterker uit de startblokken te komen. Dat deden we altijd al, maar met ons programma ’De Verenigingscoach’ brengen we daarin vanaf nu nog meer structuur aan. Het programma is praktisch, flexibel en praktijkgericht, zodat we jou op elk moment kunnen ondersteunen.
Aanmelden bij De Verenigingscoach
Wij staan open voor elke startende bedrijfsmatige, zakelijke of professionele vereniging met een gezonde ambitie. Ook andersoortige samenwerkingsverbanden zoals stichtingen en platforms kunnen deelnemen.
Een startende vereniging kan zich aanmelden door het invullen van de speciale scan. In eerste instantie is een deelname aan De Verenigingscoach vrijblijvend. Er zijn geen vaste kosten aan de deelname verbonden. Voor bepaalde onderdelen worden kosten in rekening gebracht. Uiteraard altijd in overleg. Het programma heeft geen vaste looptijd. Het gaat om de toegevoegde waarde die De Verenigingscoach jouw vereniging kan bieden. Dat kun je ervaren door te starten met het invullen van de scan.
